(1)注意邮件主题和邮件内容的字词书写
群发邮件时，一定要注意邮件主题和邮件内容的字词书写，很多网站的邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了常用垃圾字词过滤，如果邮件主题和邮件内容中包含有如“大量、宣传、钱、第一”等字词，服务器将会过滤掉该邮件，因此在书写邮件主题和内容时应尽量避开有垃圾字词嫌疑的文字和词语，才能顺利群发出邮件。
(2)尽量做到个性化
针对已有客户信息，分类整理客户资料，根据顾客过去的购买情况或合作情况，按照其具体消费习惯，为其制定个性化的信息。同时，顾客也更乐于接受个性化的信息，否则对方一看邮件根本与自己无关，很快就会把它当垃圾邮件删掉了，营销效果也达不到。
(3)适当控制发送频率
发送频率过高，会被对方认为是垃圾邮件，引起反感。多长时间发送一封邮件是比较合适，对这一问题没有硬性规定，通常情况下至少半个月到一个月一封，也有人认为每两到三个月一封就足够了，这样既不会对对方造成困扰，也会让对方记住。另外，比如西方过节的时候，贺卡的发送最好直接以图片方式插入到邮件里面，客户收到邮件时可以直接看到，如果有条件，可以自己制作贺卡，这样印象更深刻。
(4)尽量少采用抄送的方式发送邮件
简单讲,“抄送”是在发送一封信时随带发出几封信。使用这种方式的优点在于可以发出更多邮件。最大的缺点是可能让邮件服务商将邮件识别为垃圾邮件，最终事倍功半。也尽量不要使用“暗送”的方式发送邮件，也有可能被视为垃圾邮件。
(5)测试
无论是创建还是更改签名文件，首先必须进行测试。方法是给自己不同的邮箱里发一封邮件，在不同的浏览器里看看效果，比如是否在邮件窗口的宽度之内、有无折行、文件中的链接是否正确、整体效果是否良好。
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