(一)租船订舱的程序
根据海运进出口货物代运委托书的内容缮制托运单。
托运单(Shipping Note，B/N)有的地方称为“下货单”。
货代接受托运后，即可向承运单位或其货代办理租船订舱业务。待承运人(船公司)或其代理人签发装货单后，货运代理机构填制显示船名、航次和提单号码的“配舱回单”，连同装货单、收货单一起交付进口企业，托运工作即告完成。
(二)注意事项
(1)应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，确认供应商的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到自己的交货期要求。应在交货期之前两周向货运公司发出书面订舱通知，通常在开船一周前可拿到订舱单。
(2)如果由供应商支付运费，应尽早向货代或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告知供应商。如供应商不同意，要另选其认可的船公司。应在开船前两周书面订舱。
(3)如果货物不够一个小柜，需走散货时，要向货代订散货舱位。拿到人仓单时，还要了解截关时间、入舱报关要求等内容。
(4)向运输公司订舱时，一定要通过传真、书面、电子邮件等发送订舱单，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
小贴士
尽量避免加载、退载和变载
办理订舱手续时，力求准确无误，尽量避免加载(增加订舱数量)、退载和变载的情况发生，以免影响承运人和船代、货代以及港务部门的工作。
(三)催装货物
当办妥租船订舱手续后，应及时将船名及船期通知供应商，以便供应商备货装船，避免出现船等货的情况，必要时可向供应商发出装通知。装电文示例如下：
催装电文
From: Date:
To:
Dear Sirs,
Re: Shipment of Contract No.：
Letter of Credit No.：
We wish to advise that the following stipulated vessel will arrive at port, on/about
Vessel's Name: VOY. NO.:
We'll appreciate to see that the covering goods would be shipped on the above vessel on the date of L/C called.
C.C.
Steven Wang
