确定外贸交易双方都愿意接受的价格是报价的核心，在这之后还需要一个承载价格的载体，报价需要以规范和专业的形式表现出来，这时外贸人员就需要制作一个报价单。
一份完整的外贸报价单包括头部、商品信息、价格条款和其他与商品及交易有关的信息，每部分内容具体如下。
1.报价单的头部
报价单的头部一般用于记载买卖双方的信息，包括外贸企业基本资料，如公司标志、公司名称、地址、联系方式、邮箱、网址和联系人名称等；国外出口方或进口方基本资料，如公司标志、公司名称、地址、联系方式、邮箱、网址和联系人名称；报价单抬头，如报价单标题、参考编号、报价日期和有效日期等。
2. 交易商品信息
包括商品的基本资料和技术资料两个方面，其中基本资料包括序号、货号、型号、产品名称、产品图片、产品描述、原材料、规格、尺寸、长度、宽度高度形状和外观颜色等；技术资料主要包括商品的用途和范围、使用寿命及加工工艺、防护性能类产品的技术参数等。
3. 价格条款
价格条款主要是记载贸易方式、装运港，目的港、货币种类、汇率、单位价格和货币单位等内容。如 FOB DaLian Port USD7.0654USD/PCS，表示大连装运港船上交货，单价7.0654美元/支（汇率：1美元≈7.0654元）。在不同报价方式下，价格条款中的各部分内容对应的责任方不同，主要有以下区别。
（1）FOB 报价。交货地点：装运港；运输：买方负责；保险：买方负责，出口手续：卖方负责；进口手续：买方负责：风险转移：装运港船舷；所有权转移：随交单转移。即买方负责租船订舱、到付运费、办理和支付保险。
（2）CIF 报价。交货地点：装运港；运输：卖方负责；保险：卖方负责；
出口手续：卖方负责；进口手续：卖方负责；风险转移：装运港船舷；所有权转移：
随交单转移。即卖方负责租船订舱、预付运费、办理和支付保险。
（3）CFR报价。交货地点：装运港；运输：卖方负责；保险：买方负责；出口手续：卖方负责；进口手续：买方负责；风险转移：装运港船舷；所有权转移，随交单转移。即卖方负责租船订舱、预付运费、买方负责办理和支付保险。
4. 商品其他信息
主要包括商品的数量、质量检验证明、货款支付方式和交货期限等内容。有关报价的注意事项也可在报价单最后注明。
