所有的外贸运输方式中，使用最多的是海洋运输。选择一个好的船运公司并预定合适的舱位，可以让运输开一个好头，同时也可免去运输过程中的一些后顾之忧，在保证货物安全的同时，节约运输成本。
租船订舱包括租船和订舱两个部分的内容，在货物交付和运输过程中，如果标的货物数量较多，外贸人员一般采用预定整只或多只船的运输方式，称为“租船”；若标的货物的数量较少，为了避免不必要的成本，会采用租赁部分舱位的方式来进行运输，称为“订舱”。
租船订舱环节直接决定外贸企业是否能够按照合同约定将出口货物及时发货和运输。因此为了保证运输能够顺利进行，外贸企业和外贸人员在与船公司沟通时需要把握以下原则。
（1）船公司应提供详细准确的船期表，外贸人员应据此清楚知晓船、货情况，并在船舶抵达港口或截止签单前办理好托运手续。
（2）外贸人员办理订舱手续时应尽量保证信息准确无误，且对已报信息尽量不进行修改。尽量避免因增加订舱数量、退载和变载等情况而影响承运人和船、货代理人以及港务部门的工作。
（3）运输货物中有特殊货物的（如散装油类、鲜活货物类和冷藏货物类等），应事先告知承运人或船、货代理人，对其有额外运输要求的，还应进行单独说明。
知晓并落实以上原则，可以使外贸人员在租船订舱时做到心中有数，再辅之以正确的租船订舱流程，就可保证该项工作能较好完成，其流程主要如下。
（1）向船公司进行询价。外贸企业和外贸人员向船公司询价时需要提供以下信息：需运输货物的目的地（港）、货物名称、数量、重量、危险级别，同时还需要了解船公司的一些信息：船期信息、收费标准、航线、装箱价格等。
（2）船公司接单。外贸企业和人员进行询价之后，船公司一般会做出接单或不接单的反馈，若船公司接单，会向委托人明确以下信息：船期、件数、箱型、毛重、体积、付费条款、做箱情况和联系方式等。
（3）发出委托手续。外贸企业对外运公司发出委托托运手续，并填写外运公司提供的托运单（称为“订舱委托书”），详细记录托运事项的详细信息，并以此作向外运公司租船订舱的依据。
（4）审核托运单。外运公司对收到的托运单进行审核，确定装运船舶后将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单交给外贸企业填写，然后由外运公司代表外贸企业作为托运人向外轮代理公司办理物托运手续。
（5）签收“收货单”。货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”，又称为大副收据，它是由收货单的船公司签发给托运人，表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。
（6）费用结算。海运费的结算方式有两种：预付和到付。预付是在达成租船订舱合约之后，货物到货之前付款；到付是在货物到目的港或收货方收货后进行付款。海运费的费用类型一般包括：订舱费、做箱费、冲港（关）费、提货费和更改费等，委托报检报关的，还包括商检费和报关费。
