1.报价单的最优文档形式——PDF文档
在制作报价单时一定要考虑你发给客户的文档是怎样的格式，有的人习惯在邮件中附上Excel或Word文档的报价单，结果发出之后常常没有客户的回音。
究其原因，不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤，只要邮件中出现Excel和 Word文档附件，就统统删除。
解决这个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上最流行的文档之一，目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容。我们把报价单制作成PDF文档之后加入邮件中发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件，邮件就可以顺利进入客户的邮箱，从而打开贸易之门。
2.报价单样式
每个公司、每个产品的报价单都有所不同，但内容基本一样。
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