验厂有客户自己来验的,有委托第三方来验的,也有客户的中间商过来验的。一旦国外客户来验厂,就表明客户同供货商合作的意向很大,也是签订正式合同的前期准备。客户验厂后下单的概率很大,所以,外贸业务员要认真对待客户的验厂,特别是客户的首次验厂。

(一)准备工作

(1)客户安排的验厂人员,有时是一个人, 有时会有几个人。要提前获知客户验厂人员的安排,了解他们的行程,如来验厂的有几个人、联系电话、何时到机场(或车站)、是否需要给他们预订当地的酒店等事项。

(2)安排车辆及司机,并告知他们验厂人员航班信息等行程时间,让司机按时去接。

(3)整理好与客户的函电往来内容、聊天记录,特别是一些表格、单据、文件等,根据验厂内容及流程安排,提前列出会议内容,并打印出来,发给参加验厂的所有人员。

(4)准备宽敞明亮、整洁的会议室,桌上放上鲜花,摆好椅子、杯子,准备好名片、会议资料,同时检查投影仪、话简、投影笔、相机、录音用MP3设备等设备是否正常。

(5)了解客户所在的国家/地区及饮食习惯、生意习惯和宗教习俗。

行政部要提前至少一天下发客户验厂通知给企业全体员工。

各住同事:

大家好!明后两天(10月27日-28日)xxx客户将到公司进行验厂,为迎接此次审核工作,给客户展示我司专业统一的良好印象,要求各部门做好以下准备工作。

1.各部门办公区域做好5S管理工作,由各部门负责人完成部门5S自查工作。

2.生产线做好工艺点检及按规范操作,做好工艺控制,生产车间各班组做好5S整理工作,安全通道保持畅通,提前准备好客户防静电衣、帽,摆放好自动鞋套机。

3.厂区大院请PMC组织人员做好清理工作,严禁在大院堆放产品、物料,务必保持整洁、干净。

4.办公室职员注意工作纪律,穿戴整洁;严禁在办公室吃零食;不能玩手机、聊天!

在客户来访期间,生产、品质、PMC一线全体员工穿工衣,办公室职员要求穿正装村衣,严禁穿拖鞋、短裤、短裙,统一佩戴厂牌。

请各部门务必重视!谢谢!

(二)客户来了之后,要做好接待工作

按时接客户到企业后,引领客户到预先准备好的会议室,安排座位、互换名片,企业行政部人员准备好茶水、饮料等提供公司、网站及服务推广资料,拿出一些相关业务联系资料进行面洽,向客户介绍工厂及产品情况,带客户参观公司主要部门并作简要介绍,合影留念,通知客户厂车大概到达时间,催促厂车及时到达。

小提示

如果客户在酒店宾馆下榻,那就要预估从公司到酒店所需时间,同时通知工厂派车去酒店宾馆迎接。

接待外贸客户验厂的流程有哪些

(三)陪客户看厂

(1)在看厂之前,要准备好包、名片、纸巾、口香糖、MP3、手机、数码相机、纸、笔、零钱等。

(2)记好厂方相关负责人(外贸人员、工程技术人员、司机等)的联系电话、手机号码、公司名称、工厂地址等资料并打印出来。

(3)与外商合影最好选择有代表性的场所,如在商贸部办公室里,客户正坐在电脑旁并操作灯饰网时,客户正坐在办公室里与商务中心人员洽谈时,与客户在一楼前台处合影,与客户在其下榻的酒店宾馆合影,与客户在厂家的门口、样品房、模具房、洽谈室、生产线、工程部、质检室等现场合影;另外,在工厂里面拍照的时候,只要有产品样品的地方,在拍照的时候,要尽量避免拍摄工厂样品架上的样品,除非已经征得厂方的同意。

(4)陪同客户验厂时,要注意让其了解以下内容。

①工厂是否有这种产品的生产线、生产经验和生产能力。

②工厂产品样品检测过程的观摩,产品获得的认证。

③产品的性价比。

④需要工程技术人员在一旁对样品进行现场检测,打印出产品检测的技术参数,并加以解释。所用的检测设备、产品的性能及技术参数是客户关注的重点。

⑤样品的外表美观程度和内部构造及部件的质量。

⑥工厂的模具开发能力。

⑦交货的及时性。

⑧工厂的规模。

⑨工厂的生产经验及历史。

⑩产品的OEM加工。

⑪货柜的装货数量。

⑫单个包装、内外包装方式。

(5)就餐时间,应提醒客户就餐;另外,用餐时要尊重客户的宗教信仰和饮食习惯。

(6)在个别词句没听懂时,要请求客户重复或放慢语速,或者用笔写出来,或者用手势示意客户等。

(7)在与外商告别时,要对其行程表达谢意,表示愿意继续提供相关帮助和服务(如预订房间、机票、兑换外汇、叫出租车等),并建立长期合作关系,希望其能再次来访中国。另外,可顺便探问其接下来的行程,并估计其到达目的地的时间,适时联系,并加以问候,记得将合影发到其邮箱中。

通过初次的见面和采购行程,一股来说,客户都会比较信任我们及我们的服务了,因此,下一步就是如何跟进客户的询盘、订单意向或订单了。

小提示

陪同客户验厂回来后需要及时整理整个行程的经历、思绪和感想,再加上一些合影,及时整理出一篇资讯报道,井发布到公司网站上加以推广;另外,要整理一些费用单据找直属上司、部门经理、部门总经理、行政部办理报销事宜。

(本文内容根据网络资料整理,出于传递更多信息之目的,不代表连连国际赞同其观点和立场)