有的客户要求用自己的物料，如彩盒、说明书或贴纸等。在这种情况下，对客户的供料一定要跟紧。
当收到客户寄来的物料后，跟单员需开立一张“客户供料通知单”，交仓管点数、品管验收。
当品管提出物料有异常时，外贸跟单员需填写“客户供料异常处若处理单”，并传真给客户处理。
交货期延误的处理
当发现有交货期延误的迹象时，外贸跟单员应立即与客户联系，寻求妥善的解决办法。
(一)己方工厂原因
如果是己方工厂的原因，如因待料、技术问题等需延迟出货的，外贸跟单员应与生产部确认新的交货期再以传真或电话方式告知客户，取得客户同意之后，更改订单交货期。如果客户不同意延迟交货期，或者取消订单，可与客户协商，工厂负担部分运费或其他杂费，做出让步以取得客户同意。
(二)部分订单客户供料不及时
如果因客户未提供其应提供的包装材料、网印材料等，工厂需打电话或发送传真要求客户提供材料，一般在客户给齐包装材料之后半个月出货。
外贸跟单员必须与工厂(生产企业)密切合作，定期去工厂督促检查，对工厂的生产识备、技术条件以及工人操作水平都做到心中有数。对有些具有特殊要求的产品，外贸跟单员要帮助工厂一起制订生产工艺和生产计划，并根据拟订的跟单计划，适时敦促工厂及时安排生产，以保证各项工作顺利进行。
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