外贸跟单员要经常跟进工厂订单的生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交费，如可以则准备向货代订舱，同时安排验货人员验货。验货合格后，跟单员要向货代订舱，并在规定的日期内安排出货。这一阶段的工作事项很多，为使货物顺利地在合同规定的交货期前交运，外贸业务人员要跟踪好每个生产、交货环节。
一、给客户发送发货装箱资料单
外贸跟单员应提前通知客户出货信息。外贸业务人员应制作“发货装箱资料单"并发送给客户，通知客户此单产品可以出货。
一般而言，客户接到发货装箱资料单后，会通知出货日期、方式。
二、开具出货通知单
一般情况下， 外贸企业只有在得到客户确认的书面文件之后才可以出货。客户在接到发货装箱资料单后，一般会通知出货的日期、方式，外贸业务人员如果有任何疑问，一定要询问清楚，外贸跟单员接到客户的通知后，即可开具出货通知单、出厂申请单等票据，并联系运输公司。
三、租船、订舱
货物交付和运输过程之中，如货物的数量较大，可以洽租整船甚至多船来装运，这就是“租船”。如果货物量不大，则可以租赁部分舱位来装运，这就是“订舱”。当卖方备妥货物，收到国外开来的信用证，并且经过审核无误后，能否做到船货衔接，按合同及信用证规定的时间及时将货物运出，主要决定于租船、订险这个环节。
(一）基本要求
租船、订舱的基本要求主要包括以下几点。
(1)根据合同中不同的价格条件，在具体租船、订舱时应遵循各自的要点。
租船、订舱操作要点有：
FOB条款
・客户指定运输代理公司或船公司
・尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况
・确认交货能否早于开船期至少一个星期，及船期能否达到客户要求
・在交货期两个星期之前向货运公司发出书面订舱通知
CIF条款
・尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等
・选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并通知客户
・客户不同意时要另选其认可的船公司
・开船前两个星期书面订舱
(2)如果货物不够装满一个集装箱（集装箱是一种能反复使用的便于快速装年的标准化货柜），需以散货的形式运输，应向货代公司订散货舱位。拿到入舱单后，还要了解货物截舱时间、货物入舱报关要求等内容。
(3)向运输公司订舱时，一定要发送书面订舱单，注明所订船名、船期、货柜类型及数量、装货港、目的港、货物名称、重量、体积、发货人及收货人信息等内容，以免出现差错。
