外贸跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同(订单)和相关单证的要求，对货物的生产加工、装运、货物保险、报检、报关、回款结汇、退税申报等部分或全部环节进行操作及跟踪，以确保贸易合同的履行。外贸跟单员的工作范围比较广，既涉及企业产品的生产制造过程和产品质量的控制，也涉及与货物运输、货物出口、回款结汇有关的部门，如物流公司、船运代理、保险公司、海关、银行等。跟单员在收到客户正式订单后，就要及时把订单下发给生产部门或供货商，井全程跟进订单的生产过程。
负责出货订船：如果货物的运输方式是海运的话，跟单员根据订单的出货日期向船公司预定舱位，准备报关文件，如商业发票、装箱单、合同、产地证书、熏蒸证明等文件。如果订单是CIF成CIP出货条件，外贸跟单员还需要给货物投保海运保险。在实际操作中，这部分工作不仅烦琐而且工作量也不小，且需要跟单员认真仔细跟进出货的每一个细节。
协助财务人员申报退税：根据负责退税的财务人员的要求，跟单员提供货物报关资料，如提供报关单及对应的发票、合同等资料。
协助外贸企业回款结汇：如果是信用证结算，货物发出后，跟单员根据信用证的要求准备相关单据，并助财务人员到指定银行交单结汇。如果是T/T结算，银行在收到客户的境外汇款时，会通知收款人提供此笔汇款的报关单、发票、合同等资料，这些资料通常都是由要单员提供给财务人员，由财务人员交给银行。有的外贸企业，这些工作会由外贸业务员去做。
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