报关单是整个外贸流程的核心文件，报关员向海关申报货物情况时需要递交填写报关信息的正本报关文件，以及海关确定货物申报无误后出具的正本报关文件，事实上为同一份文件，术语上都称为“报关单”，一定要区分的话，前者称为“未放行报关单”。
报检与报关有所不同。报检员向出入境检验检疫局申报货物情况时递交的说明货物商检情况的正本报检文件，称为“报检单”；而出入境检验检疫局确定货物申报无误后，出具的证明货物已经通过商检的正本文件，跟“报检单”不是同一份文件，它被称为“通关单”。报关时需把“通关单”作为报关资料的随附文件一并交给海关审核。
由于“通关单”正本最后需交至出境口岸的海关报关使用，故出入境检验检疫局为方便出口商的外贸操作，对于报检地与报关地不在同一地区的情况，允许出口商报检成功后不在报检地出具正本“通关单”而只出具证明货物已报检的电子信息，让出口商直接在报关地打印正本“通关单”。这些能证明货物已报检的电子信息被称为“换证凭条”，实务中使用非常广泛。
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