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物料采购跟单是企业保障按时、按量获取所需物料的重要环节。其流程包括制作订单、订单跟踪、物料检验与物料进仓四个步骤；物料采购的跟催，则需通过按采购单跟催与定期跟催等方法，做好事前规划、事中执行与事后考核，以降低经营成本、确保按期交货。

一：物料采购跟催流程

物料采购跟单的具体流程如下。

1.制作订单

跟单员接到所需部门的请购单，制作采购单给供应商。制作采购单时注意：审查请购单、熟悉订购的物料、确认价格、确认质量标准、确认采购量，制定采购单说明书，经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

2.订单跟踪

跟踪原材料、加工过程、组装检测及包装入库等。

3.物料检验

确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。

4.物料进仓

协调送货，协调接收，通知送货，物料入库，处理接收问题。

二：物料采购的跟催

跟单员需要在预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力，另一方面，可及时掌握供应商能否按期、按量交货等第一手资料，从而尽快采取相应措施。催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。

催单的方法如下：

催单的方法主要有按采购单跟催和定期跟催两种。

1.按采购单跟催

按采购单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。通常采用以下方法：①联单法：将采购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。②统计法：将采购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。③跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将采购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的采购单。（以上方法的目的是保证跟单员不因工作繁忙而遗漏重要事项。）④计算机提醒法：利用Outlook系统中的日历安排计划功能，将每月需要办理的催单事项输入日历，每天打开Outlook系统后，它会自动提醒跟单员当天需要办理的事项。

2.定期跟催

于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

①催单的规划：一般监控。倘若采购的物料为一般性、非重要的商品，则仅作为一般的监控即可，通常仅需注意是否能按规定的期限收到检验报表，可定期查询实际进度。预定进度管理实践。比较重大的业务，跟单员可在采购单或采购合同中明确规定，供应商应编制预定进程表。生产企业实地考察。对于重要原材料的采购，除要求供应商按期递送进度表外，还可以实地前往供应商生产企业进行实地考察。此项考察，应在采购单内明确约定，必要时可派专人驻厂监督。

②催单的工作要点：跟单员要进行有效的催单，必须要做好交货管理的事前规划、事中执行与事后考察。事前规划。具体包括：确定交货日期及数量；了解供应商生产设备的利用率；供应商提供生产计划或交货日程表；提高供应商的原料及生产管理；准备替代来源。事中执行。具体包括：了解供应商备料情况；企业提供必要的材料、模具或技术支援；了解供应商的生产效率；加强交货前的跟催工作；交货期及数量变更要及时通知；应尽量减少规格变更。

事后考核。具体包括：对交货延迟的原因进行分析，并做好应对准备；分析是否需要更换供应商；执行对供应商的奖惩办法；完成采购单后对余料、模具和图纸等进行收回及处理。