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对于初入外贸行业的人来说，写好商务邮件是必备技能，不仅能高效跟进客户、维持良好沟通，还能提升自身职场竞争力。其实外贸邮件撰写没有那么复杂，掌握好信纸统一、格式规范、表述准确等核心要点，就能写出让客户满意、助力业务推进的邮件，下面就来详细说说具体怎么做。

(1)信纸统一

信纸统一，且最好有企业的商标(Logo)、主要产品的图片类别等。网络下载的信纸不适合商务使用。

(2)格式正确、统一，邮件主题合理、拼写无误

所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。

①邮件主题最好有企业或公司名称等，比如企业名称为“Export”，行业为“LED System”，如查这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写成“Export LED System/quotation of type A”。这样做的好处是，既可以方便客户查阅，又方便自己以后查找发给客户的历史邮件。若与客户的往来邮件很多，通过主题查找就会很方便，且能节省时间。

②邮件正文两端要对齐，对于段落较多的邮件，正文两端对齐会显得相对整洁。

③第一封邮件最好写“Mr.×××”或“Ms.×××”，职位写“Sales Manager”（销售经理）等。不管你是不是经理都没关系，发件人职位高的话，会让客户觉得企业重视他，对自己有利。

④邮件落款要有企业标识及详细的联系资料。

(3)版面要整洁

在OE或foxmail里面把撰写邮件的字体、字号(10~12号比较好)都设置好(如图1-12所示），不要一会儿大字，一会儿小字，也不要过于花哨，特别是不要全篇都是大写字母，这会增加阅读难度，让人反感。对于一些需要特别提醒客户注意的地方，则可以用大写、加粗，以及特殊颜色等突出显示。

(4)拼写无误

在每封邮件发出之前都应仔细检查邮件是否全部拼写无误，也可使用拼写检查工具检查是否拼写无误。

(5)表述准确

邮件要能够准确表达企业的观点，不要让客户产生任何歧义，尽量避免使用有歧义的单词或短语，尽量避免使用俚语等。

(6)内容要详细

邮件应给客户提供非常详细的资料，回答其提出的问题，并将没有问到的问题也整理出来。有时候，外贸业务员提出的问题会让客户觉得其很细心、很可靠且非常专业。但需要注意，详细并不是说一股脑将所有内容全盘托出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。

(7)有条理

邮件内容要能够让客户清楚地看明白，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人产生混乱感。在很多时候，邮件的内容要用“1、2、3、4”等标出来，这样客户就能清楚地知道外贸业务员要说或问什么。

(8)内容呈现方式多样化

邮件的内容呈现方式可以多样化，比如配合图示说明、照片说明等。很多事情往往用语言很难说清楚，但借助一张图纸或一幅照片，就会一目了然。

(9)回复邮件要及时

尽量做到当天邮件当天回复。在收到邮件后，应马上整理出自己不能解决的问题，及时提供给其他部门或者供应商，要求他们在指定时间内给予详细答复。外贸业务员裂养成一个好习惯，早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员、生产人员、采购人员等或者供应商解决的，然后将问题发给他们后，再回复能够答复的邮件内容。如果不能当天答复的，要给客户一个解释说明，即答复不了的原因是什么，并向其承诺一个明确的国复时间。

(10)适时跟踪

一般客户都是同时向数个供货商询问产品报价等事项，所以要适时提醒客户你措他放在心里，并让他知道你在等待他，如节日时发个问候邮件，公司有了什么技术改进或者新产品开发，都可发送给客户，或许就有机会。

(11)学会维护好客户的关系

同客户维护好关系，这是最难也是最重要的一点。最基本的要求就是坦诚相待，不要欺骗，适当恭维也很有用。