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外贸发货前，客户或其指定的第三方验货是关键环节，外贸业务员需提前做好预约对接，再围绕验货标准、验货内容做好准备，全程陪同配合验货，同时做好应对第三方验货刁难的准备，确保验货顺利完成，保障发货流程有序推进。

一：了解验货标准

如果合同规定客户验货或第三方来验货，则外贸业务员在收到正式订单后，就要求客户或第三方验货公司提供一套相关订单产品的验货标准。

二：了解验货内容

外贸业务员了解验货内容后就能在验货过程中做到心中有数。一般来说，验货内容主要包括以下方面。

1.在正式验货前，验货人员会询问订单的情况，如全批货完成了没有；如没有全批完成，那完成了多少；已打好包装的成品有多少；没完成的是否正在做，如果货品正在生产中，验货人员可能要去看生产过程；还有余数什么时候可完成；对已完成的货品会拍照和看看堆放情况并点数（点箱数、卡板数）。这些情况都会写在验货报告备注栏。

2.用照相机拍下和核对外箱唛头和装箱情况是否与验货通知书要求相同，如还没装箱，会问工厂纸箱到位没有，如已到，就算还没装箱，则先检查纸箱唛头、尺寸、纸箱的质量、清洁度和颜色等，但通常会让工厂安排先装一箱给他们检查。如纸箱还没到，则会问什么时侯可以到。

3.称货物的重量（毛里）和测量外箱尺寸是否与验货通知书相符合。

4.验货报告上，填写具体装箱资料，如多少只（个）人一内盒（中盒），多少只（个）入一外箱，写法为：50只/内盒，300只/外箱。还有，检查纸箱是否已打包好，最少有2条打包带，外箱是否用“工”字形封箱胶带上下封好。

5.按照指示进行摔箱测试。

6.抽样检查外箱是否有破损，检查内盒（中箱）是否是四页盒，内盒内的间格卡是否有杂色。

7.检查产品有否破损。

8.根据标准[一般以AQL标准（接收质量限）]的数量指示抽查货物。

9.用照相机拍下货品情况，包括不良品和在生产线上的情况。

10.核对货品与签样、菲林片和有关要求是否一致符合，如产品颜色、商标颜色和位置、大小、外观、产品表面处理效果、产品功能等。

11.检查彩盒有否破损，有没有折痕磨花，印刷效果是否优良，是否和打样一致。

12.检查货品是否用全新料生产，原料要无毒，油墨要无毒。

13.检查货品各零件是否装好、装到位，不可松动或脱落。

14.检查货品功能是否正常和操作是否正常。

15.检查货品有否披锋割手，不可有毛边利角割手。

16.检查货品和纸箱（包括包装彩盒、纸卡、塑料袋、不干胶、气泡袋、说明书、发泡等）的清洁度。

17.检查货品是否完好和在良好情况下存放。

18.填写验货报告后，告知不良品及情况，然后让负责人签名并写上日期。

三：接待并配合验货

外窗业务员要提前通知相关部门将所验货品准备好，并派人协助搬运、开箱等工作。在具体验货时，外贸业务员要全程陪同跟踪，并回答验货人员的各种问题，确保验货正常进行。

四：应对第三方验货人员刁难

在产品生产之前，外贸业务员一定要跟客户之间就相关的检验文件、技术文件达成一致，并形成文件，以防止第三方的验货人员刁难。

如果在实际验货时，第三方人员硬是要违背文件的要求，加严苛求，外贸业务员就请他们在提出问题的样品上签字，留下证据。