外贸跟单员每天接触的订单可能很多，而且各个订单产品规格各不相同，下单时间不同，所处的状态也不同。这时就需要外贸跟单员保持清醒的头脑，各项工作都要井然有序，知道什么工作是最紧迫的，分清轻重缓急。有时会出现混淆同一个客户的不同订单、同一个订单的不同型号产品、不同订单的同一个型号产品等情况。一个公司可能有不同的产品，每种产品有不同的供应商，每个供应商有许多不同型号的产品订单在操作，而且这些订单处于不同的进度，如果外贸跟单员不保持清醒的头脑，很可能会张冠李戴，引起工作混乱。
一名优秀的外贸跟单员要有端正的工作态度，平时工作要非常认真、细致，因为稍有不慎就会出错。同时要养成良好的工作习惯，要学会使用各种常用的办公软件，学会设计各种各样的表格来记录自己的日常工作内容，这样才不会有遗漏。以工作中最常用的办公软件Excel为例，每名外贸跟单员都要结合自己的工作内容和性质，设计和建立各种相关的表格，按部就班地完成每一项工作。每个细节不仅要做到心中有数，而且要记录在表格中，通过表格，外贸跟单员的工作进度和状态就会一目了然。
外贸跟单员的工作环节比较多，各个环节都有可能出现问题。如果不及时发现和更正，最后就会影响订单产品的质量和交期，进而影响客户对公司的印象。当某个环节出现异常情况时要及时提出，要求相关人员或部门改正，并提醒其他人员注意这个问题。如果出现的问题比较大，就要找相关负责人。比如，如果是原材料出了问题，可以找采购;如果是生产过程中出现了质量问题，可以找厂长;如果是出货方面出了问题，可以找单证员等。当出现了较大的问题时，为了及时处理，找对人很重要，不要去找该事件的操作者，因为他无权做决定，也拿不出处理办法，这时就要去找负责人。如果出现的是小问题，那么让操作者解决就可以了，这时去找总经理或企业负责人就显得有点小题大做。所以，为了应对各种异常事件，外贸跟单员要找对人，花最少的时间，以最快的速度、最高的效率来处理各种问题。
