对于外贸人来说，一封好的邮件不必像写文章一样辞藻华丽，但应有清晰的结构、精简的内容，这样客户在打开邮件后才会有继续读下去的欲望，不会因为没有耐心而关掉邮件页面。
一般来说，一封好的邮件，在形式上都能做到格式美观、内容精简和重点突出三点。
首先要格式美观。我们都知道在与人交往时，要给对方留下一个良好的第一印象，而着装整洁、打扮得体等就会成为我们的加分项。其实，邮件也一样，客户在打开邮件的那一刻，首先注意到的并不是某一句话或者某个单词，而是邮件的整体格式与布局。因此，外贸员在写邮件的正文时首先应该注意邮件的格式要美观，布局要合理。
有些外贸员觉得只要内容有价值，格式无关紧要，其实不然。举一个简单的例子，有两篇作文，文笔都很不错，创意也都很新颖，区别就是，一篇作文写得很工整，句与句之间、段落之间都能一目了然，而另一篇作文则字迹潦草，通篇一个段落下来，偶尔还有写错涂抹的部分。那么毫无疑问，第一篇作文会胜出。
同样地，外贸员在联系客户时，客户手中并非只有你一家供应商，他们也会进行多番比较。所以，外贸员应该尽自己的努力将能拿到的分都拿到，为自己争取入围的机会。
那么，什么样的格式才算得上是美观的呢?其实，要做到美观并不难，虽然美观只是一个主观感受，但只要我们能让客户看得清晰、看得舒服就可以了。因此，在写邮件时，外贸员要注意以下几点。
(1)字体。在初次给客户发邮件时，外贸员可以选择用看起来比较舒服的字体，但当收到客户的邮件后，外贸员就可以改用客户所使用的字体，这样客户看起来会觉得很习惯、很舒服。
(2)字号。在设置字号时切忌字号太小，以免客户看不清。字号设置与字体设置一样，外贸员可以根据客户的习惯来调整。
(3)空行。当邮件中的内容较多时，有空行读起来会更方便、更顺利，不会出现串行的情况。而且，空行也会给邮件增添一份美感。
外贸员应在编辑完一封邮件后，习惯性地将这些都设置好。
