对于外贸人来说,一封好的邮件不必像写文章一样辞藻华丽,但应有清晰的结构、精简的内容,这样客户在打开邮件后才会有继续读下去的欲望,不会因为没有耐心而关掉邮件页面。

一般来说,一封好的邮件,在形式上都能做到格式美观、内容精简和重点突出三点。

首先要格式美观。我们都知道在与人交往时,要给对方留下一个良好的第一印象,而着装整洁、打扮得体等就会成为我们的加分项。其实,邮件也一样,客户在打开邮件的那一刻,首先注意到的并不是某一句话或者某个单词,而是邮件的整体格式与布局。因此,外贸员在写邮件的正文时首先应该注意邮件的格式要美观,布局要合理。

有些外贸员觉得只要内容有价值,格式无关紧要,其实不然。举一个简单的例子,有两篇作文,文笔都很不错,创意也都很新颖,区别就是,一篇作文写得很工整,句与句之间、段落之间都能一目了然,而另一篇作文则字迹潦草,通篇一个段落下来,偶尔还有写错涂抹的部分。那么毫无疑问,第一篇作文会胜出。

同样地,外贸员在联系客户时,客户手中并非只有你一家供应商,他们也会进行多番比较。所以,外贸员应该尽自己的努力将能拿到的分都拿到,为自己争取入围的机会。

那么,什么样的格式才算得上是美观的呢?其实,要做到美观并不难,虽然美观只是一个主观感受,但只要我们能让客户看得清晰、看得舒服就可以了。因此,在写邮件时,外贸员要注意以下几点。

(1)字体。在初次给客户发邮件时,外贸员可以选择用看起来比较舒服的字体,但当收到客户的邮件后,外贸员就可以改用客户所使用的字体,这样客户看起来会觉得很习惯、很舒服。

(2)字号。在设置字号时切忌字号太小,以免客户看不清。字号设置与字体设置一样,外贸员可以根据客户的习惯来调整。

(3)空行。当邮件中的内容较多时,有空行读起来会更方便、更顺利,不会出现串行的情况。而且,空行也会给邮件增添一份美感。

外贸员应在编辑完一封邮件后,习惯性地将这些都设置好。

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