四象限分析法实际上已经是一套非常成熟的制定目标的工具了，但对长期的时间管理而言，重点不仅在于如何设置工作流程，还在于如何将计划长期执行下去。管理者在执行的过程中不断磨合、不断改进，最终形成一套适合自己团队的工作模式。
事实上，并不存在单纯的时间管理，只有在与具体的工作相结合并得到积极反馈的情况下，团队才可以不断地提升效率。这时，管理者就需要一些特定的管理工具。来帮助自己更好地追踪实际工作情况。
首先是番茄钟。当前，很多基于番茄工作法的软件都可以帮助管理者在初期逐步树立时间管理的观念。番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法，管理者首先需要选择一个待完成的任务，设定一个番茄时间(一般为25分钟)，在番茄时间内专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄钟响起，在纸上画一个记号，记录下来;然后设定一个番茄休息时间(一般为5分钟)，短暂休息一下。管理者使用软件不仅可以提高注意力，还可以统计每天的时间花费。经过1周的追踪以后，管理者就可以得出运营工作用时分析图，对比整体的工作时间和任务完成情况。
从单独的任务角度来看，管理者也可以判断自己在哪些环节的效率不高。比如，周一104分钟产品上架2个，周三301分钟产品上架5个，这就证明周三虽然投入了更多的时间，但效率反而下降了。这时，管理者就可以有意识地提升周三产品上架时的效率，或者适当缩减周三产品上架的时间。
我们可以看出优化产品的效率在周三、周六较高，而产品上架的效率在周一、周六较高。连续追踪2~3周之后，管理者就可以看出自己在精力上的分配是否合理。如果优化和上架的产品流量在周六效果好，管理者就可以适当增加周六的工作量，减少低效率时间段的工作量。
其次是石墨文档，它可以使多人在线协作编辑文档，与 Excel 匹配度较高，最大的好处是避免表格文档的反复传送与汇总。石墨文档在很多时候可以代替内部表格汇总等重复性较高且费时费力的工作，从而节约时间、提升效率。在很多场景下，提升沟通效率也可以达到时间管理的效果。
在实际的工作场景中，石墨文档不仅可以用来上传、跟进每日工作进度，还可以用来对重点项目进行实时跟进。举例来说，如果团队内多个店铺同时推一个款，就可以使用石墨文档，每天统计各链接的流量、订单、关键词排名等信息，实现内部资源共享。这样，在面临外部竞争时，店群的优势也能更好地发挥出来，避免陷人内耗。有技术能力的团队还可以架设内网实现更便捷的共享。
