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签名文件的意义，就像常规信笺的信头一样，可以明确发函人的身份、联系方法。它也是一种重要的品牌营销资源，设计精巧的签名文件，会给收函人留下良好的印象。

(1)签名要简单、整齐，不要用特别的字符，内容保持在5行以内，通常包括联系人、部门、公司名称、联系方式、一句话广告语等，如果内容太多、太长，容易影响邮件正文的表达。不要放过多的公司广告信息,会适得其反。

(2)不同的邮件发送对象可以使用不同的签名，可以依据具体客户和产品、服务制定不同版本的签名，灵活使用。

(3)签名居左而不是居中或者居右。其原因在于字符大小在不同机器上的显示不一样，如果居中或者居右，整齐的排版就会变得凌乱。

(4)签名文件与邮件正文之间的距离不要太大。只需将二者的信息区分开来就行了，一般情况下为三行。

(5)外贸邮件签名中不要有中英文混排，最好不要有中文，否则格式容易混乱。