(一)发出装运通知
货物装船后，外贸跟单员应及时向国外买方发出“装运通知”，以便对方准备付款、赎单，办理进口报关和接货手续。
装运通知的内容一般包括订单号或合同号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、装运口岸、装运日期、船名及预计开航日期等。在实际业务中，外贸跟单员应根据信用证的要求和对客户的习惯做法，将上述项目在电子文件中适当地列明。
以下是份装运通知范本，供读者参考。
Shipping Advice
(装运通知)
Messrs:
Dear Sir
Re: Invoice No.
L/CNo.
We hereby inform you that the goods under the above mentioned credit have sipped The details of the shipment are as followsollws:
Commodity:
Quantity:
Amount:
Bill of Lading No.:
Ocean Vessel:
Port of Loading:
Port of Destination:
Date of Shipment:
We hereby certify that the above content is true and correct.
Company name:
Address:
Signature:
(二)反馈运输状态信息
货物发出以后，跟单员应通过有效的反馈系统，掌握与货物相关的运输状态信息。这些信息主要有:
(1)运输安全与否，运输途中是否发生意外，安全保障状态如何；
(2)通关是否顺利，如果不顺利，需要采取哪些补救措施；
(3)运输效果如何，是否能够按预期的计划交给客户；
(4)其他不可控的必要信息，如台风、地震等。
(三)统计出货情况
外贸跟单员要统计订单的实际出货完成情况，落实未完成事项能够完成的具体日期，井把统计结果呈报责任部门和上级。
(四)客户收货追踪
货物运出工厂后，跟单员须将所出货物订单规格及数量等登记在客户出货追踪表内。司机要将具有接收者签名的货运单或入舱单签名回联带回，以便业务部门确认，必要时将此单发送给客户，表示货物已从工厂运出。
在估计客户收到货物时，跟单员需将收货确认单交给客户，要求确认后签名善章传回，表示已收到货物。
(五)出货遗留事项处理
对于出货遗留及变动事项，外贸跟单员需要进行彻底的处理，以确保达到出货目的。出贷遗留事项处理主要包括统计订单的实际出货完成情况，落实未完成事项能够完成的具体日期，把统计结果呈报责任部门和上级，让其确认发货日期，以便做相应的验货、订舱等安排。
