报价单虽然有相对固定的格式和内容要求，但在实践中，出口商并不需要按部就班逐项填写。而是要根据贸易的需求，双方的利益需求，以及其他实际情况，有针对性、有侧重性地删除或增加，有些不需要的内容则可以空开不填；而单子上缺少或没有的则要适当增加。
报价单的主要形式有3种：
①电子形式报价单：通过邮件或即时通讯在线聊天工具将报价单连同电子目录等一并发送给客户。
常用的即时通讯工具有：腾讯qq、微软msn、skype、雅虎通yahoo、messenger、google-talk: talk。
②电传形式报价单：通过传真方式将报价单打印后传真给客户，有时候还需要双方的签字和盖章。
③邮寄件形式报价单：通过快递公司将报价单连同彩色印刷产品目录或产品目录光盘等一并邮寄给客户。
常见的全球性快递公司有：中外运敦豪(DHL)、美国联邦快递(Fedex)、美国联合包裹(UPS)、荷兰天地快递(TNT)。
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