海关工作人员每天需要审核成百上千的单证，就要求单证清晰，并且一一对应，而客户很多时候都会按照自己的格式去做单证，有时候会显得杂乱无章。
货代业务员在审核的时候就要事先帮助客户把单证整理出来，并且告诉客户怎么做能给他报关带来最大的便利，杂乱无章的单证很容易给海关工作人员产生不好的第一印象，容易出现问题，从而延缓货物通关速度；而清晰明了的单证，海关工作人员自然觉得企业很规范，会尽快审核放行。
海关是国家行政机关，企业是以营利为目的，所以很多时候企业对产品申报的商品编码和价值，会有自己的考虑，海关也会有海关的考虑。
如果事先货代业务员不给予协调沟通，很可能会导致货物被扣，徒增很多不必要的费用。对于一些敏感的货物，货代业务员首先要告诉客户海关的立足点，然后帮助客户分析一下利害得失，最后让客户尽量按照海关最容易认定的去归类申报，避免产生损失。
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