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当一家外贸企业打算参展时，如何在众多展览会中选择最适合自身产品需要的展会尤其重要。国内外博览会、展览会形式多样，有的是综合性大型博览会，有的是专业性展览会，不同地区办展也各有侧重。企业在参展前应尽可能地了解各类展会信息与相关介绍，以确保参展效果最大化。企业在选择适合的展会时，需要考虑以下6个因素。

(1)分析展会资料

企业先要分析展会是否值得参加。

(2)关注业内同行的看法

企业应了解同行业其他企业和其他参展企业对该展会的看法及曾遇到的问题，包括服务、展位布置、问题处理、客户观展情况等；同时，也要向展会所在地或邻近地区的销售代理商了解其对该展会的看法。

(3)选择恰当的时机

企业应根据自身的国际市场战略规划及其产品的销售季节，结合相关展会的举办时间和地域来选择适合自身需求的展会去参展。

(4)选择合适的地点和时间

企业通过参加展会拓展新市场可达到事半功倍的效果：一则可以了解行业信息；二则可考察当地的市场需求和潜力；三则可通过参展期间与当地代理经销商进行广泛接触，物色合适的合作伙伴；四则可以访问、参观当地客户公司，同客户管理层人员面对面沟通交流，加强同客户的关系。因此，展会的举办地点与时间是否有利于企业的市场拓展计划，无疑是选择展会时最重要的判断因素。

展览会举办地点多选在信息辐射能力强的大城市，或某种商品的产地，或交通方便、四通八达的商品集散地城市，或商品进出口口岸城市，或旅游风景区。展览会地点选择的好坏，对有效观众数量的多少有直接影响。

(5)考虑参展所需基本费用

参展所需基本费用如下。

①租用展览场地的费用。

②广告宣传费。包括展前吸引参展客商和参观者的各种媒介广告费用；展中发放各种广告宣传品如产品目录、产品使用说明书、产品广告传单、促销赠品、产品试用样品等费用；展览会上录像播放、悬挂广告横幅和广告宣传画的费用等。

③展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用。

④展台的设计和建造费用。包括展台设计或再设计的费用、展台建造和装饰整理费用、展台建造材料的购买和运输费用、雇用专业公司或专业人员的费用等。

⑤展览场地的声、光、电、水、电话、空调、清洁场地、摄影照相等多种设备的费用；展览场地的家具、地毯、花卉及其他环境装饰物的费用。

⑥公共关系活动的费用。如召开新产品新闻发布会的费用；招待记者对本企业产品及展位进行采访报道的交际费用；邀请知名人士出席开幕式剪彩仪式的益用；对重点客户迎来送往、请客吃饭、安排旅游娱乐活动、预订返程票、馈赠礼品的赞用；对于一般的潜在客户或目标观众开展联谊活动的费用，如赠送展览会人场券、戏票，邀请参加文娱活动等；在展览会期间举行产品技术研讨会的费用；聘请和培训展览礼仪模特及产品示范操作人员的费用等。

⑦参展人员的吃穿住行、邮政通信、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用。

⑧应付突发事件的处理费用和其他杂项费用。

(6)分析研究结果

在对展会做了以上分析之后，接下来就要做出决定，即确定是否参展、展位的大小及装修风格、展位是标准装修还是找专业公司设计与装修，以及寻找并确定相关的设计与施工公司等。