1、接受订单
订舱委托书是进出口商为了完成订舱任务,通过船公司或货代公司进行预订舱位的申请书。
订舱委托书没有统一的格式,主要包含以下内容:托运人名称、托运货物名称、件数、毛重、体积、装运事项、提单所记载内容、集装箱运输的相关信息和其他特殊货物的说明等。
完成委托书填写后,物流业务员需对委托书信息进行核对,确认产品的品名是否存在不符海关监管条件或属于危险物的情况;确认货物的重量体积是否在仓库的装载能力范围内;确认托书信息是否完善、准确。完成成对委托书的审核后,业务员需要针对委托书中的信息完成港口、航线的确认与舱位预定工作。
2.订舱操作
物流公司接受跨境电商客户委托后,填制托运单交至船公司提出订舱申请。船公司若同意承运，则将装货单、配舱回单等退还给物流公司,要求相关企业将货物在规定时间内送至指定仓库。货代申请用箱,取得EIR(equipment interchange receipt,设备交接单)后就可以凭此到空箱堆场提取所需的集装箱。
集装箱货物托运单是由国际货运代理企业缮制送交船公司或其代理人处订舱使用的单据。该单据共包含十联，又称“场站收据”,主要信息如下：
第一联：货主留底(早先托运单由货主缮制后将此联留存,故列第一联)。
第二联：船代留底。
第三联：运费通知(1)。
第四联：运费通知(2)。
第五联：装货单。
第五联(附页)：缴纳出口货物港务申请书(由港区核算应收的港务费用)。
第六联(浅红色)：场站收据副本大副联。
第七联(黄色)：场站收据正本。
第八联：货代公司留底。
第九联:配舱回单(1)。
第十联：配舱回单(2)。
第一联由货主留存,第二联至第四联由船公司或其代理在接受订舱后留存，第五联由船公司或其代理加盖公章交还给跨境物流公司,跨境物流公司保留第五联、第五联附页、第六联、第七联共四联作为报关单证之用,第八联由货代公司留底,将第九或第十联交托运人(货主)做配舱回执。
场站收据中最重要的就是第五联至第七联,其中第五联是装货单,盖有船公司或其代理人的公章,是船公司发给船上负责人员和集装箱装卸作业区接受装货的指令,报关时海关核查后在此联盖放行章,船方(集装箱装卸作业区)凭此收货装船。第六联供港区在货物装船前交外轮理货公司,当货物装船时与船上大副交接。第七联场站收据俗称黄联(黄色纸张,便于辨认),在货物装船后由船上大副签字(通常由集装箱码头堆场签章),退回船公司或其代理人，据以签发提单。
