外贸单证是外贸活动的重要资料，是商品流通的原始凭证。它反映了整个商品流转过程， 是业务档案资料的主要组成部分， 具有重要的分析参考价值。因此， 加强单证管理是一项非常重要的工作。
1.单证管理的意义
(1)为完成履约提供保证。在外贸活动中，通过对单证的缮制交付、登记整理、统计分析，可以使有关人员做到心中有数，顺利组织货源、衔接生产出运、保证安全及时收汇。单证管理对企业控制工作进程，完成贸易任务有着重要意义。
(2)为统计分析提供原始资料，提高外贸工作管理水平。检查分析外贸企业各项业务工作质量和效率，均可从单证资料中提取数据，如对合同履约率、客户付款天数、费用指标、流通费用、资金周转率等各项指标的资料累积等。分析这些数据，可以促进外贸企业经营和管理的改善。
(3) 为查询和处理业务差错事故提供资料。在外贸活动中，难免会出现一些由于操作不当而引发的工作失误。当有商品数量溢缺，品名规格(等级)不符，国别(地区)错运、多装、少装等差错事故发生时，必须查明原因，分清责任，吸取教训，加强教育，采取措施，防范今后再次出错，以达到安全、优质、不断提高外贸工作质量的目的。这些均需要外贸单证提供必要的资料。
2单证管理要求
(1)要建立完备的单证档案管理制度。每套单证都应有一套副本留存档案备查。单证副本的归档方法可分为分散归档和集中归档两种。分散归档是由各分管环节各自将本环节缮制和经营的副本单证分类归档。例如，提单由办理运输的环节按运输日期归档，商业发票按发票号码分别由制单环节归档等。集中归档是在交单后将全套副本集中起来进行保管。一般来说，业务量大、部门多、分工细的单位适宜于分散归档；业务量不大、工作线条比较简单的单位适宜于集中归档。
单证编排以查找方便为原则。如采取集中归档的方式，可以按合同号码编组，也可以按发票号码排列，各企业可以视情况自行设计。保存期以2—3年较为恰当。因为与贸易有关的某些国际条约，诉讼时效有的自到货后起算两年有效，档案保管的时限应与之相适应。
另外，除了保留必要的书面资料以外，还要充分利用计算机存储电子单证信息，以加强单证工作的管理。
(2)要经常分析单证工作，以提高单证工作的质量和效率。结合对外履约的情况、客户发展等方面的考察，应经常分析单证工作，如何进一步提高质量和效率，为企业的目标实现发挥更大的作用。比如，可以从审核督促、人员分工、工作考核、流程重组等多方面加以改进，使单证工作趋于完善。
