首页

单证工作是外贸业务中的基础环节，涉及大量数据处理和文件制作，工作琐碎且容易出错，给从业人员带来不小的压力。如何提高工作效率、减少失误，是每个单证人员都需要面对的问题。本文从实际操作角度，分享一些提升单证工作质量的方法和建议。

首先，单证工作要求对办公软件使用很熟悉，能够熟练使用文字处理、电子表格、演示文稿等软件，尤其是一些统计、累加、筛选、查询功能要运用自如。网上经常有一些资料，指导如何更好地使用这些功能，还是很有用的。掌握这些技能，可以少做很多重复工作，事半功倍。

虽然单证工作主要是文书工作，但如果能对外贸流程非常熟悉，了解每个单据的作用、功能、要求，了解单据和实际业务之间的内在关系，在做单据的时候就能抓住重点。比如出口发票主要有两个作用，即进出口报关和客户支付货款。如果做发票的时候，忽略了一个数字或者符号，产生的后果可能很严重。

尽可能多准备一些单据和文件的模板。很多单据和文件都有固定的模式和填制的要求，必须按照这个要求做。如果格式不对或者填制不规范，将前功尽弃。

具体来说，做好单证工作应注意以下几个问题。

第一，单据的编号尽量规范系统。比如发票号，不要重号。如果给同一个客户的发票号重号，对方可能会觉得这张发票已经支付了，就搁置一旁。等你想起这件事情，催款的时候，看到两张同样编号的发票，你自己也会分不清的。

第二，千万注意数字后面一些单位的差异。比如吨和千克，很多时候做单据都是在原有单据上修改。如果单据以前的单位是吨，这次你要做的单据单位是千克，你可能只注意到了数字，没有注意到单位的差异。这样单据上的重量是实际重量的一千倍，可能会引起很大的误会。

再比如订舱，要写清楚是大箱还是小箱，是开顶箱还是框架箱。如果订错了，会引起安排上的混乱，严重影响交货。

第三，单据工作轻重缓急的分寸掌握要合理。比如急着出货，那么第一就是要拿到装箱数据制作货运委托书订舱。这个数据不需要精确到每个箱子，明确大致的总体积、总重、整箱还是拼箱就可以，马上让货代订舱，因为做货运委托书比较快。

然后，等你有时间了再仔细做出货用的装箱单、发票、报关单等。尤其是周五的时候，要是耽搁的话就是两天，必须格外抓紧。

如果客户在日本，发货后马上就要把单据寄出，因为货物可能两三天就到了。如果是到美国，单据稍微晚点寄出也无妨，因为船在海上要航行两周以上，时间上没有那么急。

如果信用证交单日是七天，那么出货前基本单据都要准备好，只等提单一收到就马上交单。

第四，单证工作尽量早准备、做在前面一些。比如合同签订后，就可以把合同信息中的客户信息、货物信息、港口信息、唛头、提单要求等输入一些发票或者其他单据。这样出货之前做单据，压力就小多了，准确率也就提高了。

第五，养成良好的存档、记录、索引习惯，便于查询和事后跟踪。有些单证人员工作很卖力，但是没有良好的存档习惯。事情办完以后，资料没有及时归档，时间一长，根本找不到了。

有些事情，口头说完或者电话确认以后，书面记录一下，以免事后遗忘。一些重要文件的传递，要有记录，比如快递底单。过几天查询一下客户收到了没有，签收人是谁。尽量做事勤快一些、细致一些，对自己、对别人都有好处。

电子文档、电子邮件的保存、分类、查找也要有一定之规，便于自己使用、整理和归档。

第六，单证人员必须具有扎实的外语知识和外贸知识，对一些运输、保险、装箱、财务管理工作有一定的了解。只有真正熟悉了这些流程以后，才能做好文书工作。

第七，做单据的时候，细心、耐心一些。自己检查几次以后再发给别人。有问题自己发现后改正比较好，总让别人挑出毛病，或者总是失误很多，会给别人添麻烦，甚至会误事。

比如，如果账号输错了一个字母，客户的钱就可能汇到别的地方，公司就可能无法收到货款。

单据工作属于基础的外贸工作，能够把这项工作做到优秀的程度，也不容易。把自己手头的任务做好，这一点很重要。

单据工作比较烦琐、乏味，但是通过单据工作，可以学习到很多外贸流程，接触到很多外贸深层次的知识。有些公司，新人必须在这个岗位做半年或一年，才能安排到其他岗位。

工作没有高低，任何岗位都能出人才。不少外贸行业的优秀人才，就是从单据岗位起步的。