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外贸出口业务里，备货是基础核心环节，要严格依照出口合同和信用证要求，按品种、规格、数量、包装等标准准时保质备好货物，同时同步做好报检、领证等前置事宜，出货前所有准备工作都归在备货范畴。生产安排主要分两种模式，自有工厂自主排产，或是对接国内厂家签订供货合同，两种方式都有对应的规范操作步骤。

(1)自己有工厂时的生产安排

在确认订单后，外贸业务员要根据同客户所签订的合同，把客户的要求在生产通知单中列明。

在将客户订单转化为生产通知单时，外贸业务员必须明确客户订单中的产品名称、规格、型号、数量、包装要求、出货时间，各项信息都不得有差错，更要在生产通知单中注明特殊要求。只有这些资料明确、清晰，各相关部门才能凭此安排备料生产，做好生产计划。

在打印好生产通知单后要将其提交给主管或经理确认，签字确认后下发到生产部。如有可能，在每次下发生产通知单时，外贸企业应召集相关部门主管开会，由负责此订单的业务员再次向其他部门讲解订单的详细要求，使与订单相关的部门能充分了解情况，这样在以后的工作中如某方面有所失误，其他人也可以给予指正。

(2)与国内生产企业签订供货合同

如果外贸企业没有自己的生产工厂，那么外贸业务员就要积极寻找生产企业，并与之签订供货合同，并做好跟催工作。