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外贸公司、外贸工厂，甚至外贸 SOHO 工作室，从选择外贸行业开始，都需要在业务层面做好闭环：从前期准备开始，到客户获取、商务谈判、接单、跟单、完成发货，每一步都要认真对待，给客户最好的订购体验，让订单形成返单循环，推动飞轮进入自运转状态。

虽然一些刚进入外贸领域的人，可能对国际贸易的出口内容有一定了解，但往往只熟悉公司全流程工作中的某一部分。建议熟悉外贸出口内容的全过程，从整体视角把握工作。以下是一套外贸出口业务全流程，希望对大家有所帮助。

一、外贸准备工作

1. 外部准备。首先，了解全球国家和地区的基本知识，至少要记住名称；其次，了解基本的政治、经济和市场状况；了解当前的市场环境、模式和未来预期；了解目标客户；了解友商。

2. 内部准备。熟悉公司的基本情况，如企业历史、软硬实力优势、市场定位、产品结构和产品细节；还要准备好公司展示资料，如公司介绍 PPT、产品目录等。

3. 自我准备。包括相关知识储备、相关素养培训、相关行业专业知识积累。

二、外贸获客

1. 线下获客。首先是国内外展会：除了广交会和近年来兴起的跨境电商展等行业专业展会外，还有出国拜访客户。不建议出国拜访陌生人，直接预约拜访已经有业务往来或沟通了较长时间的熟人，为双方做好详细的拜访策略准备，设定目标，把细节谈到位。线下获客的另一种方式，是在海外设立分公司进行本地化运营，但这更适合今年兴起的大公司或跨境电商公司。

2. 线上获客。包括公域获客，如搜索引擎推广、B2B 或 B2C 平台、EDM 邮件营销、海关数据、KOL 网红种草、平台众筹等方式；还有私域获客，通过独立站、社交媒体、企业 IP 塑造等方式。

3. 熟人介绍。这是外贸行业里没有技术含量、简单粗暴但非常有效的方式，包括朋友介绍、客户跳槽带来的新机会、业务人员自己积累的客户人脉等。

三、外贸接触

对已建立联系的客户，先进行产品选型和报价确认（初期报价以公司基本条款为准，主要用于客户的评估和判断），然后进入样品阶段（按客户要求的各项条款执行，此时报价基本锁定），最后进入下单环节。

四、外贸跟单

1. 订单。收到客户订单后，对客户进行 PI 审核，督促客户回签 PI，然后根据交易条件催收定金，或办理 L/C（信用证）相关事宜。

2. 备货。工厂内部生产的，做好内部生产指令流程；如果是贸易公司需要外购，则走采购流程。

3. 跟进。订单生产过程中，要掌握生产进度，并与客户进行必要的沟通和互动；了解质检情况，异常问题及时沟通解决；生产完成阶段，需要协调跟进内部验货，预约客户验货或第三方验货。

4. 装运。需要商检的货物，安排商检；订舱；安排拖车装柜。装柜时，需确认装柜时间、订舱号、订单号、拖车车牌、柜型、柜号封条等信息。建议集装箱到厂后做好相关拍照留底，包括柜号信息、空柜照片、装柜过程照片、装满后的整柜照片、封柜后的照片。

5. 报关。提供报关资料，做好货物出口报关工作。

6. 制单。制作相关 CI、PL、FORM A、CO 等单据。

7. 收款、结汇。跟进 T/T 收款，或完成 L/C 相关资料。

8. 核销。开户、领单、核销。

9. 退税。向税务机关提交相关资料，等待退税到账。

五、售后维护

跟进货物运输进度，提醒客户收货；跟进客户货物入库情况，了解货物是否完好、有无破损污渍；跟进客户需要的技术支持或其他相关问题；以及其他售后工作。

六、复盘总结

总结订单过程中的相关问题，提出或讨论解决方案，优化后续工作。

七、返单循环

订单流程内容完成后，甚至在上一笔订单进行过程中，客户就可能产生回购，从而进入下一轮订单循环。