在跟客户确认了订单后，如果是外贸公司，就由业务员或专门的采购员下订单给供应商，跟供应商签订供货/采购合同。如果是工贸企业，就由工厂的业务员或外贸跟单员根据客户的要求制作生产任务单/通知单，经过业务员、外贸部负责人、技术部负责人、生产部负责人、总经理签字后，下发给生产部门，生产部门据以安排原材料采购和产品生产。外贸跟单员要将所下发的生产任务单留底，并把订单主要信息输入工作表格，以便及时跟踪。
就工厂的情况来讲，生产任务单主要是为了工厂内部安排生产，所以它有别于正式订单。一般情况下，生产任务单一定要包含以下几个信息点:
(一)订单号码
在生产任务单上要标明简单明了、统一的订单号码。
(二)产品型号、规格
在生产任务单上要写明产品的详细信息。根据客户的采购要求，要把生产的产品型号、规格(包寸大小、颜色、性能等)、数量等在生产任务单上写明，这些信息非常关键。外贸跟单员要详细地检查，如果出错就会与客户的采购订单相悖;如果误差很大，就会引起客户的不满或投诉，重则可能造成很大的损失。
(三)包装要求
在下生产任务单时，如果能跟客户提前确认包装细节，就要把包装要求写上去，方便有关部门后面的操作。
根据产品的性质不同，有的要求用纸箱包装(大部分产品)，有的要求先用塑料袋包装再用纸箱包装(比如服装)，有的要求用编织袋包装(比如面料)，有的要求用木箱包装(比如沉重的机器设备)。比如有的产品从工厂出货到最后销售，中间需要经过许多环节，客户对纸箱的抗压要求比较高。跟客户确认包装的规格、装箱方式、唛头等。有的客户要求唛头印刷在纸箱上，而且对主唛和侧唛有不同的要求，并且对各种信息的字体、颜色或印刷位置都有严格要求，一定要严格按客户的要求执行。
(四)日期
生产任务单上一般有两个日期，一个是下单日期，另一个是交货日期。
注明下单日期是为以后统计生产时间做准备，这样就可以判断每批产品生产所用的时间。另一个重要日期是交货日期。在之前跟国外客户确认订单时就要谈到交期的问题,客户对质量和交期要求都很严格，不能为了赶交期而忽视了质量，也不能以质量为借口拖延交期。有的产品时间性很强，比如某种礼品，国外客户就是为了赶在圣诞节销售，一旦工厂晚交货，如果没有赶在圣诞节前销售，即使货发过去了，也会比预期的销售量低很多，这样客户的损失就很大，客户就会提出索赔或拒收货物。
(五)交货地点
生产任务单上通常也要注明交货地点，一般都是送到货代指定的仓库。
(六)其他注意事项
其他注意事项包括:包装过程中要注意一些什么情况;或者根据以往的经验，这种产品在生产过程中经常会出现某些异常，所以在这次的生产过程中要特别注意等。还有的生产任务单会附加一些其他的技术资料，如工艺单等。
