随着外贸竞争的加剧，外贸业务员发现开发信的打开率和回复率越来越低，这就需要通过“5WHY法”和“漏斗法”去思索开发信的核心问题。
①为什么开发信的打开率这么低?--因为标题不吸引人。客户感到频繁地被骚扰。
②为什么打开率高的邮件，客户的屏蔽率也高?-因为开发信发出的频率太高，让客户不能激发客户兴趣。
③为什么打开率高且屏蔽率低的邮件，客户的停留时间那么短?-因为内容太枯燥，
④为什么停留时间长的邮件,客户的回复率那么低?-因为没有设置Call to Action(行为唤起)，没有引导他们采取下一步行动。
⑤为什么设置了 Call to Action的邮件，客户还是不回复?-因为设置的方式错误。
1.开发信标题
如何写出让客户印象深刻的开发信标题呢?以下两种方式可供参考。
(1)客户名字:XXxVender/主营产品/suppliers/自己公司
标题中写上客户的名字是为了第一时间吸引客户的注意，让客户觉得这是专门写给他的邮件。xxxVender其中的xxx可以是行业内的大客户，也可以是你要开发的客户的竞争对手。如果你的公司是全球知名公司的供应商，如Walmart、Target等，一方面可以彰显公司的实力，另一方面也能激发客户产生询价的兴趣，当客户拓展业务或想要更换供应商时，会马上想到你。主营产品suppliers是为了说明你们的产品线符合客户标准，如果公司产品比较多，可以将公司的优势产品、差异化产品体现出来，专业客户会比较喜欢。自己公司的名字主要是起宣传作用，让客户留有印象。如果公司名字比较长，可以写简称，城市前缀、进出口之类可以不用写。
(2)客户名字/主题/自己公司
关于客户名字和自己公司的名字在标题中的作用上面已经提到了，这里的主题可以根据客户的需求进行设计，比如促销活动、xxx新性能的解决方案。这样写的好处是，即使客户当时对该邮件不感兴趣，扫了一眼标题就直接忽略了，但当客户一旦有采购需求的时候，就能够快速地通过搜索关键词找到这封邮件。
2.开发信的内容
开发信的内容要简洁，可主要围绕3个方面来写:第一，写开发信的目的;第二，这封邮件对客户有什么帮助;第三，有哪些需要说明的。尽量控制在三段以内，每段不超过两句话。内容要到位，不说任何废话，如“Are you interested in our product?”这样的话没有必要写。开发信不要使用过多的销售语言，否则，会让陌生人抵触。专业和真诚、恰到好处的内容才是最犀利的武器。第一封开发信要以展示价值并建立联系为目的，为将来的进一步沟通做准备。结尾可以引导客户浏览公司网站、询盘、索要样品等行为，为下一轮的Call to Action做准备。开发信2.0版的样例如下:
Subject:LD-promotional LED light-ABC Company Hi John，
Glad to hear that you're on the market for LED light.
This is Lisa from ABC Company in China. We specialized in LED light in the US market for10 years, with the customers of Walmart, Target, etc., and hope to find a way to cooperate with you!
Free sample with catalogue could be provided on request.
Thanks and Best regards, Lisa
3.开发信的呈现方式
如果你认为纯文字的开发信看起来让人感到枯燥，可以在产品介绍的部分或公司认证的部分适当加入说明图片，但不能为了让开发信看起来好看而使用各种花哨的模板，这样会增加邮件加载时间，影响客户打开邮件的速度，反而适得其反。开发信的呈现方式只是锦上添花，内容才是最重要的。
4.开发信发出的时间和发出的频率
开发信发送的最佳时间是在不断变化的，每年的情况会有差别。根据一项针对邮件营销的研究表明，在2020年，一封邮件只需要一天时间就会失去意义，所以选择正确的时间发送开发信就显得尤为重要。在这项研究中，研究人员分析了2020年第一季度的数十万封电子邮件，剖析了开发信推广和跟进的最佳时机，该结论可以为外贸人员提供一个参考。以往对开发信最佳发送时间是基于打开率，而该研究不同之处是基于回复率得出的最佳发送时间。因为邮件的打开率并不意味着收件人一定会阅读邮件，有时候收件人打开邮件只是为了去除未读标记。根据研究数据，发送电子邮件的最佳时间是下午1点，而排在第二位的最佳发送时间是上午10点。
对于一周内发送电子邮件的最佳日子，研究结果表明，周一和周二是回复邮件最活跃的时间段。这两天的数据非常接近，周一以微小的优势领先;而周五是最不活跃的日子。据此，可以尝试周一下午1点和上午10点或周二下午1点和上午10点发送开发信。那么，后续跟进的时间如何界定呢?通过对20多万封邮件的研究，发现邮件的生命周期很短，大多数电子邮件在24小时后就会被遗忘，95%的电子邮件在第一天内得到回复，只有2.8%的邮件在一天后得到回复，98%的电子邮件在第一天内被打开。由此可见，如果你在一两天内没有收到回复，不要继续等待，应该发一封后续邮件再跟踪一下。可以尝试在周一上午10点发送邮件，如果24小时内没有收到回复，则在周二下午1点发送后续邮件。
