信用证关系着货物的装运、交单和最终的收付款项,出口方只有在收到进口方开出的信用证时,才会安排发货,否则货物将不能及时发出和到达。因此,当出口企业和人员备好货物,但进口方却迟迟未开信用证时,就需要外贸人员向进口方催开信用证,以保证交易能按合同约定进行。
在实际业务中,外贸人员最常用的催开信用证方式为发送电子邮件,邮件内容被称为“推证信”。以下为“推证信”的范例。
Dear Mr/Ms X x:
With regard to your order No. x x for 3,000 metrictons of cotton, we regret up to this date we have received neither ther equired credit nor any further information from you.
Ease note that,as agreed, the terms of payment for the aboveorde raresight Letter of Credite stablished within 2 weeks up on the arrival of our sales confirmation.
We here by request you to open by cable anirrevocable sight Letterof Credit for the amount of inourfavor, with which we can execute the above order according to the original schedule.
范例分为3个部分,第一部分是对交易订单的介绍,即双方交易货物的名称、数量和单号等信息,并对未收到对方开出的信用证这一事实进行阐述;第二部分是说明贸易合同中明确约定了该笔交易是以信用证方式支付货款,且约定在收到出口方销货确定后两周内开出信用证;第三部分是出口方对进口方开立信用证的请求,同时说明了开立信用证的类型和金额等信息。
外贸人员在写“推证信”时,可以参照范例的格式进行书写,并根据实际需要进行适当修改。同时,在催开信用证过程中还需要注意以下问题。
• 做好事前工作:催开信用证前一定要保证已方已做了相关的备货和单证准备,大多数进口方收到形式发票后才会开立信用证。
• 注意选择催开方式:目前来说,外贸人员最常用的催开方式是邮件和电话催开,邮件方式比较正式,而电话效果直接。实际操作中,对于一些紧急的事项,可以先发送催开邮件,再通过电话直接询问,以示礼貌。
• 注意“推证信”内容:推证信的内容应简洁明了、直入主题,切忌内容过多过杂,或铺垫过长,这样不仅会浪费双方的时间,也会降低“推证信”的效果。