安排货物装运需要遵循一系列严格的程序。以下是货运流程的详细介绍：
1. 定期发布船期表
在货物发运前，出口商应对发货时间、到货时间、收单期限及接单日期进行详细规划。为此，需每月发布定期的船期表，内容包括船舶的出发日期、航线、船名、目的地国家和港口，以及沿途停靠的港口等。这不仅有助于货物的顺利发运，同时为托运人租船订舱提供参考依据。
2. 托运单：订舱的基础
根据船期表，结合货物出口的具体要求，填写托运单。托运单是进行订舱、发运以及出口的重要凭证。通常需要填写七份托运单，第三联和第四联分别作为装船单和大副收据，所有联单需在收单截止日期前提交给海运公司。如果是租船托运，则该托运单作为订舱的正式依据，内容涵盖托运人信息、船名、目的港、货物名称、标记、数量、重量等。海运公司在收到托运单后，会根据合同和信用证要求，以及船期和货物特点等条件进行审核，并在确定可以接受后，签字盖章，正式完成订舱，运输合同也由此生效。
3. 确定海运方式
在国际贸易中，大宗货物一般通过海运进行运输，主要的海运方式有班轮运输和租船运输。班轮运输指的是船舶按照固定时间表，在既定航线上运行，按顺序停靠各指定港口。班轮船舶设备齐全，服务质量高，停靠的港口一般都有专属码头、仓储和装卸设施，具备完善的管理体系。海运公司从装载、运输、存放、照料到卸货，全程负责货物安全，因此这种方式特别适合小额多批次的杂货运输，能够大幅提升外贸货物运输的安全性和时效性。
租船运输的优势在于灵活性，货主可以根据实际需求选择整租或部分租用船舶。如果货物数量较大，可以选择整船租赁（期租）；如果货物量较少，只需租用部分舱位即可。这种方式的主要缺点是价格波动较大，受市场供需影响较为明显，当船只较多、货物较少时，租金较低，反之则价格上升。且租船人在运输过程中可以根据自身需要调整船期或路线，货主对运输进程的控制力有限。
4. 装货单：货物装船的凭证
当船舶和舱位确定后，海运公司将托运单中的一联作为装货单交给托运人。装货单是海运公司或其代理向托运人出具的唯一货物装船凭证，也是出口商办理海关申报和交付货物的重要单据。货物装船后，出口商如按CIF条款成交，还需向保险公司办理投保手续，并向买方发送装船通知。此时，只需等待货物安全运抵目的港。
至此，货物的租船、订舱以及装船程序基本完成。
