货物装船后，外贸跟单员要及时向国外买方发送装运通知，方便对方进行付款、赎单、办理进口报关和接货手续。在 FOB 或 CFR 条件下，进口商需依据装船通知为进口货物办理保险，所以一般要求出口商在货物离开起运地后两个工作日内向进口商发出装运通知，以及提货单、发票、装箱单。装运通知内容包含订单或合同号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、重量、体积、装运口岸、装运日期、船名及预计开航日期等。
货物发出后，跟单员要通过有效反馈系统掌握运输状态信息。这些信息包括运输是否安全、途中有无意外及安全保障情况；通关是否顺利以及不顺利时的补救措施；运输效果能否按计划交付客户；还有其他不可控必要信息如天灾等。
货出工厂后，跟单员要将出货订单规格及数量等信息登记在 “客户出货追踪表” 内。司机要保存好有货物接收者签名的货运单或入舱单签名回联并及时传真回发货工厂，便于业务部门确认，必要时传给客户表示货物已从工厂运出。对于远程客户，出货一段时间后，根据船期估计客户收到货时，跟单员要将收货确认单给客户，让客户确认后签名盖章传回表示已收货。
对于出货遗留及其变动事项要彻底清尾，确保出货目的达成。包括统计订单实际出货完成情况，明确未完成事项的完成日期，将统计结果上报责任部门和上级，让其确认发货日期，以便进行验货、订舱等相关安排。
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