一封投诉信或索赔信是为了说服对方，投诉者或索赔者有合情合理的投诉或索赔的理由，并应该得到相应的答复。写信的注意事项如下：
第一、迅速、及时。如果出现问题要尽快通知对方，以免过时无效。
第二、具体、明确。一般来说，投诉的目的是为了获得更好的服务，信写得越具体就越容易方便对方处理。写信时要清楚地说明订单号、合同号、受损情况、收信人应该负责的原因，并建议如何解决此事。
第三、客观、礼貌。语气尽可能客观、礼貌，否则会引起对方反感而拖延回复甚至拒绝回复。因此，投诉者要注意有理有据有节地在信中表达自己的诉求，态度真诚，尽量不要伤害对方感情。
第四，引据准确。为了有说服力，经常要引据合同条文或证明文件,这就要求前后一致。不能草率马虎，使自己处于被动和不利地位。给出索赔的证据同样重要。
回复索赔信的信函被称为理赔信。撰写理赔信时必须谨慎小心，因为它在处理问题中扮演着重要的角色。理赔信不仅是为了表明已做好解决问题的准备，还应该争取使对方相信所发生的错误只是一次失误，并非故意为之。
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