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在外贸出货回款整个流程里，各类配套单据的制作、递交与留存管理直接关系货款能否顺利收回。文中依次梳理了商业发票、两类原产地证、装运通知、装箱单的填制与申办时效要点，区分信用证、电汇两种主流收款模式的交单操作方式，同时讲明订单登记、资料存档的硬性要求，也给到单证员日常信息收集的工作方向，都是一线实操能用得上的落地细则。

一、准备其他文件

1.商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后、交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

2.FORMA原产地证书：FORMA原产地证书要在发货之前到检验检疫局申办。需要注意的是，运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

4.装运通知：一般是要求在开船后几天之内，通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

5.装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况，要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量、体积要与提单相符。

二、交单

1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

3.如果T/T收汇要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

三、业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括计算机登记及书面登记，便于以后查询、统计等。

四、文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

五、单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。