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外贸订单完成出货后，业务员需第一时间对接船公司跟进运输文件办理。要按时提交提单补料、催促出具提单样本和运费账单，认真核对提单各项信息，按流程确认内容无误，再结清相关运杂费，完成付款后就能申领正本提单或办理电放，全程把控细节可避免改单费用与单证纠纷。

一：催促船公司出单

最迟在开船后两天内，外贸业务员要将提单补料内容传真给船公司或货运代理，催促尽快开出提单样本及运费账单。补料要按照信用证或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单开出的装船证明等。

二：仔细核对样本

外贸业务员仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先发送提单样本给客户，得到确认后再要求船公司出正本。提单样本就是提单草稿，一般是船开后才会出具，然后传给托运人。因为可能存在打字错误等，所以要托运人再次核对确认，没有问题就写上“好”回传。最好保证补料的准确性，因为提单更改的次数多了，有的公司也要收费。

提单的审核非常重要，否则会导致很多麻烦。着重审核提单种类、份数、抬头、收货人、通知人、出单人、承运人、指示方、装货港、卸货港、货物描述、转船分批装运描述、清洁性描述、装船批注、背书描述，原则是要符合信用证要求、事实和常理。

三：及时支付运杂费

付款后，外贸业务员通知船公司及时取得提单等运输文件，对于支付的运费应做好登记工作，以便及时入账。

一般来说，要先付清运杂费才能拿到正本提单，所以付款要及时。付款方式可以是电汇或者支票。如果是电汇，应将电汇单发送给船公司，证明已经付清了运杂费，就可以让船公司快递提单了（或是电放提单）；有的则要确认款到账后才可以。支票付款的话，只要支票送达后就可以要求寄出正本提单。