在外贸工作中，需要协同工作、存储和转发文件、规划各类任务、记录工作和学习心得等。如果有合适的工具来帮助完成这些工作，工作效率将会得到极大的提升。下面给大家介绍一些常用的工具。
(一)大文件存储和分享工具
如果需要传送较大的视频和设计文件给客户，通过邮箱发送不出去或者发送得太慢，就可以借助百度云或者谷歌云端硬盘来存储和分享，上传文件到云端之后，给客户发一个带密码的分享链接即可，客户就可以很方便地下载。百度云可以免费存储 2 000G的文件，谷歌云端硬盘可以免费存储 15G的文件，这个容量对于日常办公来说是足够用的。
还可以在网盘中建立文件夹，对文件进行分类存储。由于百度和谷歌有强大的搜索功能，可以很轻松地搜索出要查找的文件。
(二)文档协同编辑工具
在外贸工作中如果需要几个同事共同编辑一份文档，肯定要涉及多人之间的沟通、讨论和调整。
情景1：老板想把公司多个业务员的成交案例编成一本公司内训教材。以前都是一个人写一部分，然后用U盘拷贝或者用 QQ 传给另外一个人编辑整合。在文件传来传去、改来改去的过程中，版本分不清楚了，又要讨论来讨论去，非常耗费时间。
情景2：在公司内训中，业务员们做完报价单、写完开发信后，都是通过邮件发给经理，经理再一封封修改邮件，添加批注，然后发回给业务员，效率不高。
现在可以利用石墨文档这个工具来解决工作中文档协同编辑的问题。
打开石墨文档的网址(http://shimo.im )，注册登录。
可以把它理解为在线的 Word 或者 Excel文档，可以和电脑一样建立分类文件夹，方便管理各类文档。
新建文档、写好资料后，阅读者还可以修改和评论。通过石墨文档工具，就可以很好地进行文档协同编辑。
(三)思维导图工具
常用的思维导图工具有 XMind、MindMaster、MindNode、百度脑图等。
(四)任务管理工具
外贸工作中烦琐细小的事情很多，经常会在不经意间遗忘一些原计划要做的事情。为了避免遗忘事情，可以用奇妙清单这个工具。奇妙清单的 APP 版使用更方便，对于特别重要的事情，可以加星标。完成任务之后，点击前面的空格，任务就会消除。
如果是电脑使用，可以到 www.wunderlist.com 下载奇妙清单软件。
(五)笔记记录工具
平时做工作报告、业务总结都是用电脑端的 Word 来写。如果出差，正好那台电脑没带出来，要调取某份报告，就要找同事帮忙打开电脑查找，既耗费时间，又担心隐私和客户资料被偷窥，比较麻烦。为了避免这类情况发生，建议大家使用可以云端同步保存资料的笔记工具。有道云笔记和印象笔记都是比较好用的工具，并无优劣之分，大家可以根据各人习惯选择。
在有道云笔记界面的左边可以建立各类文件夹，比较符合平常使用电脑的习惯，上手很容易。右边的操作界面和 Word 是一样的，完全可以用它来替代Word 做工作记录。它还可以实时同步云端，不用担心突然断电或者电脑突然死机，没有来得及保存文档的问题。它还有快速搜索功能，可以随时调出你想要的任何文档，让你出差无忧。
