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在外贸业务中，有些重要单据绝对不能丢失，否则会带来很大麻烦。有些单据丢了，还不是能用钱解决那么简单，还会涉及企业的资质等级问题。一些大的公司对重要外贸单据实施严格的管理，避免发生单据丢失或者遗漏。本文介绍外贸行业中需要特别注意保管的重要单据种类，以及如何进行有效的单据管理。

一、四类不能丢的重要单据

外贸行业的重要单据主要有以下四类。

第一类是增值税发票。大家都知道，开增值税发票是要交税的，基本上是百分之十七。如果只是为了支付，那么复印件问题也不大。但是外贸出口要办理出口退税，必须有增值税发票的正本才能办理，否则无法办退税。当然，可以要求供应商再开增值税发票，但是问题是多交的税应由谁承担。

第二类是出口报关单、核销单、进口报关单。从理论上说，报关单和核销单丢失以后都可以挂失或者申请补办，只是手续复杂。加上国家对出口核销、退税等都有时间限制，丢失以后，很有可能是最后可以补办，但是来不及办退税了，金钱损失不可避免。有些时候，如果找不到进口报关单，无法及时对外支付外汇。

第三类是管理当局签发的重要文件，也就是海关、外管局、商检局等部门签发的文件。比如海关签发的加工贸易的一些备案或者许可文件，海关关于进口免税的批准文件，海关保证金的凭证。

第四类是海运提单。海运提单是物权证明，尤其是一些指示提单，谁得到提单就可以提货。因此必须谨慎保管，避免隐患。即使没有安全隐患，要让船公司重新签发提单，一般手续比较复杂，需要提供担保、登报等，耗时耗力。

二、大公司的管理制度

大一些的外贸公司对增值税发票、报关单、核销单、管理当局的重要文件和提单等，都有专门的管理制度。

比如，要求业务员或者单证工作人员在收到发票，尤其是增值税发票后，必须自己检验发票的准确性，留下复印件，将原件交给财务验票保存。

对进出口所用的报关单、核销单，一般都要求自己公司员工及时和货代联系，催交海关已经退回的核销单、报关单。从海关退回后的核销单、报关单，一般都集中专人管理，以保证后道工序能够顺利进行。

三、单据传递与交接的注意事项

老练一些的外贸人员，或者管理比较严格的外贸公司，对这些重要单据的传递和交接都比较用心。

要求收到单据的人签字确认，避免发生问题后互相扯皮或者互相推诿。

比如在委托货代报关办理货运的时候，寄出出口核销单和报关单的时候，记录一下快递的号码，要和对方确认重要单据是否收到，万一找不到，也可以查询。

寄出的重要文件，建议附一张回传确认书，注明核销单的号码，上面填好所有内容，主要让对方收到后签字回传一下，保证每个环节核销单和报关单都是在控制之中。

收到退回的核销单、报关单，要交给公司内部下一道工序的时候，也应该先复印，然后让收到核销单或者报关单的同事在复印件上签字。

四、日常工作的预防原则

平时在工作中要以预防为主，尽量仔细一些，多确认，不要怕麻烦。

有时真的找不到了，要尽快处理，不要拖着不解决。事情拖得越久越难处理。