外贸商务沟通中书面记录的重要性
在商务联系中，即时通讯工具虽然方便快捷，但对于重要事项，建议采用邮件、合同、协议等正式书面方式，并做好留档。本文介绍书面记录的重要性，以及如何在便利性和规范性之间取得平衡。
一、为什么需要书面记录
没有遇到麻烦的时候，认为任何制度、任何规定都是枷锁。但是真的遇到困难，有损失了，就会发现，有记录、有书面证据是一件多么重要的事情。否则很多事情，最后就说不清是谁的责任了。
二、重要文件的签收确认
在工作中要养成重要的文件让对方签收的习惯。这样，万一对方丢了文件，你也能够拿出签收单，证明是谁的过错。
比如用DHL寄国际快件，一般都会保留底单。寄出两三天后，会先查一下，是否到了客户那里，然后发邮件确认。这样这件事情才算是做完了。
三、哪些事项需要书面记录
比如给货代的委托书，和客户的报价、支付方式、合同条款、合同修改、一些单据的确认，都尽量用邮件或者传真形式，这样有记录，可以查询。
有时QQ、MSN的记录保存不如邮件安全。可以每隔一段时间就将邮件归档一次。
四、记录的保存与归类
保存记录，同时要养成归类的好习惯。这样，在你需要的时候，什么记录都能很快查到。
五、实际案例
例如，二零一零年的时候，遇到过一个合同质量争议。当时客户提出一个产品部分材料不对，没有完全按照合同供货，要求进行补偿。
当时很紧张，先了解了这种材料能否使用。客户说可以，对质量不会有影响，但是不管怎么样，也是与合同不符。
这个合同其实是二零零六年签订的，中间公司经历了两次搬家，很多文件也找不到了。再和当时的制造厂确认，制造厂也记不清了。但是工厂如果有材料替代，应该有确认的。
工厂有比较完备的质量文件记录。于是专门到工厂和他们在资料室里找了很久，找到了当时合同的执行记录。在当时合同的技术确认里，找到了当时客户一个项目经理签字确认同意使用替代材料的手写记录，还有当时的签字和日期。
扫描好这个文件，交给了客户，最后才没有导致索赔。