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外贸进出口管理信息系统是支撑外贸业务高效、规范开展的核心工具，能够整合外贸业务全流程数据，提供信息支持、流程管控及决策辅助等服务。明确系统应具备的功能、规范系统流程，规避建设过程中的各类问题，可有效提升外贸业务管理效率，为企业经营决策提供有力支撑。

外贸进出口管理信息系统应具有的功能

外贸进出口管理信息系统的功能主要有以下几个方面。

(1)尽可能及时全面地提供信息和数据，以支持达到系统目标的决策；

(2)准备和提供统一格式的信息，使各种统计工作简化；

(3)利用指定的数学方法分析数据，可以根据过去的数据预测未来的情况；

(4)对不同的管理层次给出不同细度的报告，以期最快地分析解释报告并及时做出决策。

外贸进出口管理信息系统应该分成两大模块：业务管理模块、各级各层管理模块，含企业内部经营状况信息和预测功能及决策分析支持功能。有条件的还应同时建成企业内部网(Intranet)， 实现公司自己的信息发布系统。

这些功能可细划为如下功能。

(1)建成基本完整的外贸经营管理系统。以进出仓、进出口、报运业务为基础，辅以统计、报表、决策分析等功能，基本覆盖外贸公司经营管理的领域。

(2)提供多种统计报表，为企业高层管理人员提供具体、及时、准确的经营状况信息和决策分析支持(包括销售排行榜)。

(3)拓展外贸企业办公自动化领城。把贸易活动中大量的单证、报表通过计算机实现，方便用户起草、修改、签发、打印和查询。实现单证不经打印而直接通过网络传送。

(4)形成企业内部网(Intranet) 并开发电子公告功能，使公司下属部门能及时通过内部网浏览通知、公告、内部文件、外贸行情和外贸业务案例等内容，并为将来公司加人国际互联网打下基础。

二、外贸进出口管理信息系统的流程

外贸进出口管理信息系统主要围绕外贸业务展开，系统流程从获得订单开始，接着制定合同、合同评审、发票制作、单证制作，同时要进行商品管理、国外客户管理、供应商评审、库存管理、货物出运、财务付款等一系列其他工作。

三、系统建设中要注意的几个问题

管理信息系统的多学科性、综合性决定了信息系统建设周期长、投资多、风险大，比一般技术工程有更大的难度和复杂性。这是因为：

(1)信息系统技术手段复杂；

(2)信息系统内容复杂，目标多样；

(3)信息系统投资密度大，效益难以计算；

(4) 信息系统所处环境复杂多变；

(5)参与者的沟通效果影响系统的开发；

(6)信息系统建设受人文因素影响。