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在传统的外贸客户开发工作中，很多人通过开发信获得了高质量的客户，收到了大额订单，也有的人折戟沉沙，黯然神伤，甚至离开了外贸行业。对于开发信这种常见的外贸客户开发方法，有以下几点需要注意。

邮件行文语气较为生硬

在英语中，口语和书面语在表达相同的意思或内容时往往有很大的不同。比如你想让对方将钢笔递给你，口语是"Could you give me a pen, please？"。而在书面表达中，你可能会说"Give me a pen，please!"。这两种意思的表达都没有问题，都是让对方把钢笔递给你，但是看的人会有完全不同的感受。前者以Could开头有请求对方的意思，后者虽然在结尾加了一个礼节性的Please，但依然有命令的意思。

因此，前者的口语表达会让听者感到舒适，也乐于帮忙解决问题，而后者听起来会让人觉得讲话的人很没有礼貌。除非是工作中上级对下级的指示性命令，否则这样的沟通语言很少见到。

在外贸客户的实际开发过程中，我们不仅会使用英语，还会使用其他语言进行交流。但这些沟通语言不是我们的母语，虽然有相关语言专业的学习经验，却缺乏实际语言生活环境的熏陶。在写开发信的时候，可能会过分追求严谨和语法正确，而在无意中犯上述问题。

主动语态和被动语态混淆使用

在外贸开发信的行文构成中，使用主动语态和被动语态都没有问题。本质上，只要正确地表达出意思就可以，但最好多一点被动语态，少一点主动语态的行文。

例如，"我明天会将发票寄给你"用主动语态来表达就是"I will send the invoice to you tomorrow"，在这个句子中，主语是"I"，宾语是"invoice"。客户关注的重点是发票本身，而不是寄发票这个动作的执行人"I"。换成被动语态，就是"The invoice will be sent to you tomorrow"，这时主语成了"The invoice"，宾语变成了"you"。换句话说，客户真正关注的重点——发票（Invoice）——被放在了更主要的位置上。

在主动语态中，谓语的动作来自主语，由主语这个主体执行，从而施加于宾语这个被执行对象。相反，在被动语态中，主语是承接动作的受动方，本身不能主动产生影响，只能被动地接受动作的发生。

因此，在表达开发信的具体内容时，当我们收到客户询盘或询问具体事务的邮件时，不要忙着回复客户的电子邮件，而首先要静心看清楚客户的表达诉求。若涉及具体事物，建议一般采用被动语态；如果涉及某个过程，建议使用主动语态。

炫耀自己的英语水平

随着国民教育水平的提高，国内英语好的人越来越多，尤其是商务英语专业的本科生，在从事外贸行业之后，感觉写开发信简直就是小儿科。他们在写外贸开发信时，不太考虑客户有没有时间、有没有兴趣、有没有能力看懂开发信的内容，而是一门心思将课堂上学到的专业知识输出一篇自认为在语法结构、单词时态等方面都比较完美的邮件。那些读书特别好、有语言天赋且乐于创作的外国人确实存在，但未必正好是我们的客户，而和我们做生意的人可能学历并不高。即使他们的阅读能力足以看懂我们的邮件，他们也没有那么多时间和精力去读一篇晦涩难懂的邮件。

一项国外研究表明，最受欢迎的英文内容是小学六年级的写作水平。当前很多外贸业务人员特别是大学英语专业出身的，最好降低一下自身的姿态，用最简单、最方便客户阅读的方式来写开发信。