(一)文档格式转换工具
在工作中经常要接收不同的文档，由于电脑不同，装的软件也不一样，可能就会导致文档打不开。比如用WPS 做的报价单文档，发给客户，客户用的是苹果电脑，或者用的是不兼容 WPS 的软件，就无法打开。因此就需要把文档转换为 PDF 文档，这样任何电脑都可以打开它。
我给大家介绍两个非常方便的网站。第一个网站是www.smallpdf.com，用它可以将任何文档直接转换成 PDF 格式，在电脑中就不需要安装任何转换软件了。第二个网站是 www.office-converter.com，这个网站功能更强大一些，不但可以转换文档格式，还可以转换音频、视频，进行在线压缩等。
(二)图片识别工具
在工作中会遇到以下情况。
情景1：公司要制作一份英文版产品目录，准备明年参展用。但是由于公司之前没有开展过外贸工作，老板给了你一份中文版的产品目录，要求你把英文版的产品目录做好。如果你一个个字打出来，再翻译，工作量就会非常大，很浪费时间。
情景2：老板拿出一个发黄的文件袋告诉你，这是一份重要的档案，原始档案已经找不到了，要把这份文件重新打印一下，后天就要。你看到20多页的纸，头都大了，又要熬夜加班。
遇到这样的情况，只需要用小工具就可以快速解决问题，节省大量时间。
第一个小工具是 www.onlineocr.net，只要上传文档的图片，它就可以自动帮转换为 Word 文档。但需要注意的是，上传的文档最大不能超过 15M。
第二个小工具是 ABBY Finereader，官网是 www.abbyychina.com，大家可以视自身情况选择不同版本，它不仅可以进行大量文件的文字识别转换，而且还可以对 CAD 图进行修改(很多外贸公司拿到工厂技术图纸都要修改 LOGO 和公司名称)。
(三)录音识别工具
假设你要和客户进行面谈，如果交谈时间长，回来后又没有及时做备忘录，很快会忘记会谈过程中的一些细节，那么就需要在重要会谈的过程中录音。录音之后，回来可以通过录音转换文字，把会谈内容做成详细的会议纪要和备忘录，方便研究客户的心理、性格及他的思维方式。将录音转换成文字的小工具，目前效果比较好的是讯飞听见，官网是 www.iflyrec.com，可以根据个人需求选择机器转换和人工转换服务。转换成文字之后，就不需要反复地听录音，其中机器转换通常5分钟可以转换完1个小时的录音，可以为节省大量的时间。
(四)PPT/Word/Excel模板工具
在外贸工作中，要写一些报告和产品电子目录，往往内容很快写好了，而排版却很难看，因而会浪费很多时间在排版上面，而学习PPT或Word 的精美设计排版需要花费很长的时间。怎样才能不需要学习又可以搞定精美的排版呢？可以利用一些模板下载网站下载精美的 PPT、Word 模板，再稍作修改就可以直接用了。
