除单证错误之外，通常还会遇到因相关人员人为失误导致单证遗失的问题，单证遗失会给企业和个人带来较大的风险隐患。因此，外贸人员必须懂得如何应对这种风险，并妥善处理。
单证遗失问题的处理，主要可以从两个维度来考虑：事前预防和事后补救。一方面，企业应从制度和程序上建立一套防范单证遗失的体系，以减少遗失率。主要可以从以下3个方面着手。
（1）建立规范的制单和归档制度。通过制度规范，将单证制作和保管责任落实到人，这样可有效规范相关人员的个人行为，保证单证安全。业务员自已缮制和保管单证的，也应以制度或规范形式对其作出要求，划分责任。单证的交接应进行登记，避免转交过程中的“真空”缺漏。
（2）做好备份。有“备”无患，防范单证遗失也是如此，对于业务处理过程中的所有重要单证，都应进行备份，保证即使单证不慎遗失，也可对照备份内容进行业务处理。
（3）及时处理遗失。单证遗失后，应在第一时间处理，控制因单证遗失可能带来的风险。遗失单证为企业自行缮制的发票装箱单的，应即刻补制；力国家机构或第三方出具的，应及时通知出具人，办理补单手续。
单证遗失事件出现之后，正确及时的处理与事前防范同样重要，以下为3类重要单证遗失时的处理方式。
• 报关单据的遗失
装箱单等单据在报关前遗失的，外贸人员应尽量自己联系工厂补发快递或亲自递送给报关代理人。对于长期合作的报关代理人，可以预留一些已签章的空白发票和箱单等，以便在急需时可以由报关代理人及时填写。
• 提单的遗失
提单的遗失意味着可能不能及时提货。货代提单遗失的处理相对简单，可以出具保函请订舱货代补发提单；若遗失的是船公司提单，则处理较为麻烦，因为补发提单会使船公司面临较大风险，可能会发生无单放货或冒领货物等纠纷。所以，船公司为了控制自身风险，会在外贸人员请求补发提单时，要求出具保函并支付高于货值2～3倍的担保金。此外还会对提单遗失进行登报声明。
• 原产地证的遗失
已签发的原产地证遗失的，外贸企业应重新申请办理。应在签发之日起半年内，向签证机构申明理由并提供依据，经签证机构审查同意后重新办理中请手续。同时，签证机构会在新签证书上注明“×× 年××月××日原发××号原产地证作废”字样。
