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外贸海运出口的核心实操，主要围绕订舱、拖柜、报关、拿运输文件这几个关键环节展开，也是出口业务最容易出错的节点。不管是FOB客户指定货代，还是我方负责运费的条款，都要提前规划船期、对接资料、把控时效，同时区分整柜和散货操作差异，规范每一步流程，规避单证、船期、装柜等常见问题，保障货物顺利出运。

一：租船订舱

1.如果跟客人签订的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订舱通知（BOOKING ORDER），通常在开船一周前可拿到订舱纸。

2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面订舱，程序同上。

3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货舱位。拿到入舱纸时，还要了解截关时间、入舱报关要求等内容。

4.向运输公司订舱时，一定要传真书面订舱纸，注明所订船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。

二：安排拖柜

1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：订舱确认书/放柜纸、船公司、订舱号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订舱号、订单号、车牌号及司机联系电话。

3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定上封条。

三：委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、订舱号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。

四：获得运输文件

1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

2.督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

3.及时支付运杂费，付款后通知运输公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。