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在外贸日常邮件往来里，函件质量直接影响客户留存与订单转化。写回复邮件首要守住有问必答的原则，一次性补齐客户索要的报价、参数、图样等全部资料，缺失内容也要清晰说明缘由与交付时间。同时行文不能套用固定模板，结合询盘真实程度、合作对象国别与沟通氛围灵活调整表述风格，用专业服务留住合作机会。

一：有问必答——外贸函电的针对性

外贸信函回复的针对性，简单来说就是要做到有问必答。回复客户时，应当一次性一封邮件完整交代客户要求的所有信息。如果客户询盘中，要求你报盘，提供产品参数、参考图片、价格、相关条款等。你的回复，应当一次性一一回答客户的全部要求；如果不能提供全也没关系，但你应当告知客户，哪些可以提供，哪些不能提供以及何时可以提供等。

目前普遍存在的问题是：回复不完整、不专业。比如，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。做不到有问必答，客户可能没有耐心反复来函一一询问，客户会因你的“不专业”流失，商机自然就会转移到比你更加专业的同行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。

例如：We are sending you our catalog and pricelist.我们给你方寄去我们的目录和价格表。

We shall be glad to have your specific enquiry.我们将很高兴得到你方的具体询价。

Enclosed is the picture of specification of your interested item.附上你感兴趣产品的图片和详细规格。

Sample is available upon request.样品可应要求提供。

二：外贸函电的灵活性

灵活性是指你要按照具体情况来调整你的邮件内容，对不同的情况、不同的询盘、不同的外商、甚至不同国别的外商，你的外贸函电内容自然应该灵活处理，而不必千篇一律，如果来函中询盘内容具体而很实在，则你的邮件也须具体而很实在，报价也应报实价，相反，如有些询盘本来就很虚，而你只是想碰碰机会，则先泛泛联系一下也无妨。