采购单跟踪是外贸跟单员耗费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪或者仅进行一般监控即可。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。
(1) 一般监控:倘若采购的原材料为一般性、非重要性的商品，则仅进行一般监控即可，通常的方法有电话查询或直接去供应商企业了解。
(2)预定进度管理时间:对于较重大的业务，外贸跟单员可在采购单或采购合同中明确规定供应商编制预定进程表。预定进程表应包括全部筹划供应生产的进程，如采购方案、生产设备准备、组件制造、分车间装配生产、总装配生产、完工测试及装箱交运等全过程。此外，应明确规定供应商必须编制实际进度表，与预估进度并列对照，说明延误原因及改进措施。
原材料订单的签订应以国外进口商订单的交期为准绳，然后分别根据生产时间来确定原材料订单的交期(其实际过程是，在与客户确定订单交期时，就要根据各种原材料的交期和生产时间来确定最终成品的交期，而且各个环节都需要留出比计划多一点的时间，预防生产中的意外情况发生)。例如，某个客户的订单是一个高柜，所需A材料要20天交货(包括送货到厂的时间)，整个生产时间需要30天(包括前期处理和包装时间)，给客户报的最少是35天，但为了保险起见，一般都需要报给客户40~45天。这样如果中间有异常情况，延长一点也不至于影响交期。
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