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外贸跟单是衔接境外客户、公司内部部门与生产工厂的核心岗位，整套工作从客户发起询盘询价开始，历经报价发PI、收取正式采购单、内部合同多级审批、下达生产指令，依照不同收款方式确认放款条件后安排货品检验，再整理全套出口单证，同步完成法定产品商检手续，每个节点都有明确的时间要求与核对标准，把控订单落地全环节。

一、客户询盘：一般在客户下采购订单（Purchase Order）之前，都会有相关的询盘（Order Inquiry）给业务部，做一些细节上的了解。

二、报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，提供报价及形式发票（Proforma Invoice）给客户。

三、得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单（Purchase Order）。

四、下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

五、业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门相关人员跟进。

六、下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

1. 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后，业务员和单证员应分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

2. 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

3. 如果是放账客户，或通过银行承兑交单（D/A）等方式收汇等，需经理确认。

七、验货

1. 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

2. 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

3. 如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

八、制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件。

九、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。